Цифровізація документів¶
Цифровізація документів — це процес перетворення паперових або цифрових документів на записи в базі даних. Використовуючи технології OCR та штучного інтелекту, Odoo зчитує вміст і автоматично створює та заповнює деталі запису. Цей процес здебільшого використовується для рахунків постачальників (або кредитових нот).
Примітка
Хоча це менш поширено, процес цифровізації також може застосовуватися до рахунків клієнтів та кредитових нот. Налаштування необхідно відповідно налаштувати.
Налаштування¶
Перейдіть до та перейдіть до розділу Цифровізація. Увімкніть параметр Цифровізація документів та виберіть, чи мають Рахунки постачальників оброблятися автоматично чи на вимогу.
Примітка
Якщо увімкнено параметр Один рядок рахунку на податок, у новому рахунку постачальника створюється лише один рядок на кожен податок, незалежно від кількості рядків у ньому.
Завантаження рахунків постачальників¶
Рахунки постачальників завантажуються вручну або надсилаються на призначену поштову адресу для цифровізації. Вони також можуть бути автоматично проведені для вибраних постачальників.
Примітка
Після завантаження рахунку попередній перегляд документа з’являється праворуч на екрані.
Див. також
Ручне завантаження¶
На дашборді бухгалтерії перетягніть рахунки постачальників у потрібний журнал закупівель або натисніть Завантажити у журналі закупівель.
Завантаження через псевдонім електронної пошти¶
Рахунки постачальників можна завантажити через псевдонім електронної пошти, пов’язаний із відповідним журналом, двома способами:
відскановані з підключеного сканера, налаштованого на надсилання електронної пошти на псевдонім електронної пошти;
надіслані безпосередньо на псевдонім електронної пошти.
Кожен PDF-файл, прикріплений до електронного листа, автоматично перетворюється на новий чорновий рахунок постачальника.
Примітка
Через псевдонім електронної пошти, пов’язаний із журналом, обробляються лише формати PDF і XML.
Файли JPEG необхідно обробляти через псевдонім електронної пошти в застосунку Документи.
Щоб додати псевдонім електронної пошти до журналу, виконайте такі кроки:
Переконайтеся, що налаштовано домен псевдоніма.
Типовий псевдонім електронної пошти
vendor-bills@, за яким слідує домен псевдоніма, автоматично створюється та доступний на вкладці Додаткові налаштування журналу Рахунки постачальників.Щоб змінити типовий псевдонім електронної пошти, перейдіть до , виберіть відповідний журнал і відредагуйте Псевдонім електронної пошти на вкладці Додаткові налаштування.
За потреби налаштуйте підключений сканер на надсилання відсканованих документів на псевдонім електронної пошти.
Примітка
Крім того, псевдонім електронної пошти в застосунку Документи можна використовувати для автоматичного надсилання рахунків постачальників до папки Фінанси (наприклад, inbox-financial@example.odoo.com).
Автоматичне проведення рахунків постачальників¶
Примітка
Щоб використовувати опцію Автоматично проводити рахунки, необхідно ввімкнути налаштування Оцифровувати автоматично у розділі Оцифровування документів для рахунків постачальників.
Щоб автоматично проводити оцифровані рахунки постачальників для конкретних постачальників, перейдіть до та натисніть на потрібного постачальника. На вкладці Бухгалтерія форми контакту виберіть опцію Автоматично проводити рахунки у розділі Автоматизація:
Завжди
Запитати після 3 підтверджень без змін: Коли третій завантажений рахунок підтверджується без будь-яких змін, з’являється вікно Автопроведення рахунків. Можна вибрати такі опції: Активувати автоматичне підтвердження, Запитати пізніше або Ніколи для цього постачальника.
Ніколи
Примітка
Оскільки автоматизація запускається після трьох підтверджених рахунків без змін, ім’я контакту має вже існувати в базі даних, і кожен завантажений рахунок постачальника повинен містити дату рахунку.
Цифровізація та розпізнавання даних за допомогою ШІ¶
Залежно від налаштувань, документи або автоматично цифровізуються, або потребують ручного оброблення, якщо цифровізацію налаштовано лише на вимогу.
Щоб вручну цифровізувати завантажений документ, натисніть Цифровізувати документ.
Після цифровізації документа з’являється синій банер; натисніть Оновити. Перегляньте та виправте будь-яку інформацію, завантажену під час цифровізації: натисніть на відповідне(-і) поле(-я), щоб відредагувати їх, або натисніть Перезавантажити дані ШІ, щоб оновити дані.
Потім натисніть Підтвердити, щоб провести документ.
Порада
Після цифровізації документа поле Постачальник залишається порожнім, якщо постачальник не існує в базі даних. Щоб додати його, натисніть (стрілка вниз) у полі Постачальник; назва постачальника з’явиться виділеною в попередньому перегляді документа праворуч. Натисніть її, щоб відкрити нову форму постачальника з попередньо заповненою назвою.
Примітка
OCR розпізнає такі поля рахунку постачальника:
Постачальник, Посилання на рахунок, Дата рахунку, Посилання на платіж (лише у бельгійському форматі +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Банк одержувача, Термін сплати та валюта (у мультивалютному середовищі та якщо валюту активовано).
З вкладки Рядки рахунків: опис/назва Товару, Кількість, одинична Ціна, Податки (якщо податок активовано; це поле не розпізнається OCR для індійської локалізації), Сума без податку та Усього.
Зіставлення замовлення на покупку¶
Коли цифровізований рахунок постачальника розпізнається за допомогою OCR, Odoo шукає в базі даних відповідне замовлення на покупку. Якщо його знайдено, рахунок постачальника можна вручну зіставити з існуючими відкритими рядками замовлення на покупку.
Після того, як рахунок постачальника було завантажено та цифровізовано, натисніть розумну кнопку Зіставлення покупки, щоб відкрити список Зіставлення покупки, який відображає всі рядки замовлення на покупку, пов’язані з постачальником, призначеним до рахунку постачальника. Потім виберіть відповідні рядки замовлення на покупку та чорновий рахунок постачальника (показаний сірим кольором) і натисніть Зіставити.
Порада
У списку Зіставлення покупки оновіть Кількість та Ціну у рядках замовлення на покупку, якщо необхідно.
Якщо немає існуючого замовлення на покупку, пов’язаного з постачальником завантаженого рахунку постачальника, нове замовлення на покупку можна створити безпосередньо з рядків рахунку постачальника. Для цього виконайте такі кроки:
Після завантаження рахунку постачальника переконайтеся, що поле Постачальник заповнено правильним постачальником.
Натисніть розумну кнопку Зіставлення покупки, виберіть чорновий рахунок постачальника в списку (показаний сірим кольором) і натисніть Додати до ЗП.
У вікні Додати до замовлення на покупку почніть вводити текст у полі Замовлення на покупку та виберіть Створити та редагувати.
У вікні Створити замовлення на покупку виберіть постачальника, призначеного до рахунку постачальника, потім заповніть всі обов’язкові поля і натисніть Підтвердити.
У списку Зіставлення покупки виберіть відповідні рядки замовлення на покупку та чорновий рахунок постачальника (показаний сірим кольором) і натисніть Зіставити.
Примітка
Якщо відсутня будь-яка інформація, необхідна для полів замовлення на покупку, натисніть Зберегти та закрити у вікні Створити замовлення на покупку. Потім відкрийте застосунок «Покупки», щоб заповнити поля та підтвердити замовлення на покупку.
Порада
Електронні рахунки постачальників із вбудованим XML забезпечують точнішу та ефективнішу обробку.
Крім того, функція Автозаповнення може передавати інформацію із замовлення на закупівлю до рахунка постачальника без використання OCR.
Ціноутворення¶
Функція цифровізації документів є послугою внутрішньоаплікаційної покупки (IAP), яка потребує передплачених кредитів. Цифровізація одного документа використовує один credit.
Щоб придбати кредити, перейдіть до застосунку «Налаштування» або , перейдіть до розділу Цифровізація і натисніть Придбати кредити.
Примітка
Користувачі Odoo Enterprise з чинною підпискою отримують безплатні кредити для тестування функцій IAP перед придбанням додаткових кредитів для бази даних. Це включає демонстраційні/навчальні бази даних, освітні бази даних та бази даних з одним безплатним застосунком.
XML-файли не потребують кредитів OCR, оскільки містять структуровані дані, які можна обробляти безпосередньо, без OCR.