Бельгія

Розуміння бельгійського розрахункового листка

Загальний огляд

Надання співробітникам зрозумілого, прозорого розрахункового листка є важливим для дотримання вимог законодавства та задоволеності працівників. Цей посібник пояснює, як інтерпретувати бельгійський розрахунковий листок, детально описуючи ключові компоненти, що впливають на розрахунок заробітної плати та відрахування.

Загальна інформація

Перший розділ розрахункового листка містить загальні дані працівника. Важливо перевірити точність сімейного стану та кількості утриманців, оскільки ці фактори впливають на розрахунок податків. Роботодавці можуть забезпечити внесення оновлень через свої внутрішні системи налаштування зарплати або управління профілями співробітників.

Робочі записи

Цей розділ описує заявки на відпустку та їх вплив на зарплату. Базова зарплата зазвичай залишається незмінною, якщо не взято неоплачувану відпустку. Якщо працівник брав неоплачувану відпустку, батьківську відпустку або будь-яку непередбачену відсутність, його зарплата відображатиме відповідні відрахування.

Розрахунок заробітної плати

Основна частина розрахункового листка містить детальну інформацію про різні компоненти зарплати, відрахування та пільги. Нижче наведені основні елементи:

• Пільги в натуральній формі: Якщо застосовується, пільги в натуральній формі (наприклад, мобільна або інтернет-підписка або ноутбук) підлягають оподаткуванню та впливають на чисту винагороду.

  Коли службовий автомобіль надається для особистого використання, до зарплати працівника додається оподатковувана пільга (ATN). Вона визначається:

  • Каталоговою вартістю та віком транспортного засобу

  • Викидами CO2 транспортного засобу

  Ця пільга підлягає утриманню податку і буде скоригована пізніше в процесі нарахування зарплати.

• Внески до соціального страхування: обов’язковий відрахунок у розмірі 13,07% від валової заробітної плати спрямовується до Національного управління соціального страхування (ONSS). Це включає:

  • Пенсії: 7,5%

  • Медичне страхування для догляду: 3,55%

  • Медичне страхування для виплат: 1,15%

  • Безробіття: 0,87%

  Крім того, роботодавець вносить у середньому 25% внесків роботодавця до Національного управління соціального страхування.

• Премія за працевлаштування: зменшення внесків працівника на основі валової заробітної плати, яке поступово скасовується, якщо заробітна плата перевищує певний поріг.

  Див. також

  Докладніше про премії за працевлаштування

• Податки, що утримуються: ставки податку, що утримується, щорічно переглядаються SPF Finances.

  На суму податку впливають:

  • Валова заробітна плата

  • Сімейний стан (одружений, у законному співжитті або неодружений)

  • Склад домогосподарства (діти або інші утриманці)

  Це служить авансовим платежем з професійного прибуткового податку.

• Зменшення податку, що утримується: зменшення на основі валової заробітної плати, яке ігнорується, якщо заробітна плата перевищує певну суму.

• Спеціальний внесок до соціального страхування: податок на основі доходу домогосподарства, що застосовується до всіх працівників, охоплених соціальним страхуванням.

• Відрахунок за харчові талони: співробітники отримують харчові талони вартістю, наприклад, 8 € за робочий день, де:

  • Роботодавець вносить 6,91 €

  • Співробітник вносить 1,09 €

  Example

  • 5 відпрацьованих днів -> відрахунок 5,45 € (\(5\times\text{€}1,09\))

  • 22 відпрацьовані дні -> відрахування €23,98 (\(22\times\text{€}1,09\))

  Зміни в цьому відрахуванні впливають на щомісячну чисту заробітну плату.

• Представницькі витрати: Додатковий компонент чистої заробітної плати, що розподіляється на дві частини:

  • Фіксована частина, незалежна від робочих годин

  • Пропорційна частина, скоригована для графіків неповного робочого дня

• Чиста заробітна плата: Кінцева сума, що зараховується на банківський рахунок співробітника після відрахувань.

Виплата за грудень

Чому грудневий розрахунок?

Роботодавець повинен виплатити співробітнику відпускні в грудні за двох умов:

• Якщо співробітник скоротив свої робочі години протягом відпускного року.

• Якщо співробітник не може взяти всі свої відпускні дні до кінця року.

В принципі, роботодавці повинні забезпечити, щоб співробітники брали свою щорічну відпустку до 31 грудня. Однак певні обставини можуть завадити співробітникам використати всі свої відпускні дні. У таких випадках роботодавець повинен виплатити звичайні відпускні за невикористані дні до кінця року. Крім того, якщо співробітник не отримав подвійні відпускні раніше в році (зазвичай у травні або червні), він має право їх отримати.

Скорочення робочих годин

Коли співробітник скорочує свою середню кількість робочих годин у того самого роботодавця, роботодавець повинен виплатити відпускні в грудні року, в якому відбувається скорочення, так, ніби співробітник залишив компанію.

Можливі сценарії:

• Перехід на роботу на умовах неповного робочого дня.

• Часткова кар’єрна перерва.

• Тематична відпустка на умовах неповного робочого дня.

• Часткове повернення до роботи після періоду повної непрацездатності.

Розрахунок здійснюється на основі заробітків за попередній відпускний рік і включає:

• Проста відпускна допомога: 7,67% від річної брутто-зарплати за попередній рік, включаючи будь-яку фіктивну зарплату за асимільовані дні переривання, мінус проста відпускна допомога, вже виплачена протягом відпускного року.

• Подвійна відпускна допомога: 7,67% від річної брутто-зарплати за попередній рік, включаючи будь-яку фіктивну зарплату за асимільовані дні переривання, мінус подвійна відпускна допомога, вже виплачена протягом відпускного року.

Якщо всі відпускні дні були використані до скорочення робочого часу, додатковий розрахунок не потрібен.

Неможливість використання відпускних днів

Як правило, всі відпускні дні повинні бути використані протягом відпускного року. Однак, якщо співробітник не може використати всю свою відпустку через форс-мажорні обставини або конкретні причини призупинення, роботодавець повинен виплатити наступне до 31 грудня:

• Проста відпускна допомога за невикористані дні на основі зарплати за грудень.

• Подвійна відпускна допомога, якщо вона ще не була виплачена, на основі зарплати за грудень.

Прийнятні причини включають:

• Звичайна хвороба або нещасний випадок.

• Нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання.

• Відпустка по вагітності та пологах, відпустка по догляду за дитиною батьком (конвертована відпустка по вагітності та пологах), профілактична відпустка.

• Відпустка у зв’язку з народженням, усиновленням або прийомом дитини.

• Батьківська відпустка або захисні заходи під час відпустки по вагітності та пологах.

Нове правило (набуває чинності наприкінці 2024 року)

Співробітники, які не можуть піти у відпустку через вищезазначені причини (крім форс-мажорних обставин або захисних заходів під час відпустки по вагітності та пологах), можуть перенести невикористані дні на термін до 24 місяців. Оскільки відпускна допомога вже виплачується в грудні відпускного року, ніяких додаткових виплат не буде здійснено під час використання перенесених днів.

Обов’язки роботодавця щодо виплат

Роботодавець повинен виплатити будь-яку непогашену просту відпускну допомогу на основі 7,67% від брутто-зарплати за попередній рік. Однак вихідна відпускна допомога на основі брутто-зарплати поточного року не належить до виплати.

Якщо співробітник скорочує свій робочий час і продовжує працювати на тій самій посаді наступного року, може знадобитися додатковий розрахунок відпускної допомоги в грудні.

Приклад розрахунку

1. У 2013 році співробітник працює на повний робочий день (5 днів на тиждень).

2. У 2014 році співробітник працює повний робочий день до 30 червня, потім переходить на неповний робочий день (5 половин днів на тиждень).

3. Співробітник бере відпустку в серпні 2014 року за новим режимом неповного робочого дня (20 половин днів протягом 4 тижнів).

4. Вони отримують просту відпускову допомогу за 20 половин днів і подвійну відпускову допомогу, що становить 92% їхньої місячної зарплати.

5. У грудні 2014 року співробітник отримує додаткову просту (7,67%) і подвійну (7,67%) відпускові допомоги на основі валової зарплати 2013 року, за вирахуванням раніше виплачених сум.

6. У 2015 році, якщо співробітник продовжує працювати неповний робочий день, він отримує відпустку на основі годин неповного робочого дня плюс 5 днів відпустки повного робочого дня з відпускового року 2014.

7. Друге врегулювання в грудні 2015 року включає додаткову просту (7,67%) і подвійну (7,67%) відпускові допомоги на основі валової зарплати 2014 року, за вирахуванням раніше виплачених сум.

Як це зробити в Odoo

У звичайному розрахунковому листку, виданому в грудні, натисніть кнопку Розрахувати грудневу відпускову оплату, щоб відкрити майстер налаштування.

На основі виділеного та запитаного часу відпустки обчислюються Проста відпускова оплата N-1 і Подвійна відпускова оплата N-1 для грудневого розрахункового листка (і доступні для редагування для ручного введення). Натисніть Підтвердити, щоб підтвердити.

Після підтвердження два додаткові входи зберігаються в розрахунковому листку, і розрахунковий листок перераховується з урахуванням цих нових винагород.

Проста відпускова оплата включається до валової винагороди.

Подвійна відпускова оплата обчислюється окремо і включається до чистої суми.

Звільнення: відпускові атестати

Загальний огляд

У Бельгії, коли співробітник залишає компанію, роботодавець зобов’язаний надати відпускові атестати. Ці документи допомагають новому роботодавцю визначити права співробітника на відпустку та будь-яку належну відпускову оплату. Odoo полегшує автоматичне створення цих атестатів на основі даних зарплати та відпусток.

Типи атестатів

Odoo генерує два типи відпускових атестатів:

1. За попередній рік (N-1): якщо співробітник ще не використав усі дні відпустки з попереднього року.

2. Для поточного року (N): Покриття прав на відпустку, нарахованих у році звільнення.

Кожна атестація включає такі відомості:

• Період, протягом якого працював співробітник.

• Узгоджений робочий час та будь-які зміни.

• Валові суми сплачених одинарної та подвійної відпускної оплати.

• Внески на соціальне страхування, сплачені роботодавцем.

• Кількість уже використаних днів відпустки.

• Додаткова (європейська) відпускова оплата та дні.

Логіка розрахунку в Odoo

Odoo обчислює атестації на основі даних зарплати та відпусток. Основні розрахунки включають:

1. Отримання записів про зарплату та відпустки

   • Система визначає записи про зарплату співробітника за поточний та попередній роки.

   • Вона отримує підтверджені запити на відпустку та розподіли.

2. Обчислення валової винагороди

   • Валова річна зарплата як за поточний, так і за попередній роки обчислюється з записів про зарплату.

   • Середня місячна зарплата розраховується для коригування неоплачуваної відпустки.

3. Розрахунки відпусток

   • Визначається кількість днів відпустки, використаних та виділених у поточному році.

   • Дні неоплачуваної відпустки враховуються окремо.

4. Розрахунок фіктивної винагороди

   • Якщо було взято неоплачувану відпустку, Odoo обчислює фіктивне коригування винагороди за формулою:

     \[\text{Фіктивна винагорода} = (\text{Дні неоплачуваної відпустки} \times \text{Середня місячна зарплата} \times 3) \div (13 \times 5)\]

5. Формування остаточної атестації

   • Odoo створює запис у зарплаті, що відображає належну відпускну виплату.

   • Документ атестації формується та може бути надрукований або експортований.

Створюються два розрахункові листки:

1. Розрахунковий листок за поточний рік (termination_payslip_n)

   Цей розрахунковий листок охоплює останній зарплатний період співробітника в році звільнення.

2. Розрахунковий листок за попередній рік (termination_payslip_n1)

   Він враховує суму грошей, конвертовану з невикористаного часу відпустки попереднього року.

Кожен розрахунковий листок формується з використанням відповідної структури зарплати, забезпечуючи правильні розрахунки для всіх виплат і відрахувань.

Перед обчисленням остаточної виплати система збирає необхідні дані зарплати:

1. Розрахунок річної валової зарплати

   Для оцінки річної валової зарплати співробітника система шукає останній затверджений місячний розрахунковий листок. Якщо розрахунковий листок знайдено, валову зарплату з цього розрахункового листка множать на 12 для отримання річної оцінки. Якщо розрахункового листка не існує, річна валова зарплата встановлюється на нуль.

2. Відновлення європейської відпустки

   Система отримує всі дні європейської відпустки (LEAVE216), взяті співробітником протягом поточного року. Потім вона обчислює загальну суму, виплачену за ці відпустки, і визначає, скільки має бути відраховано.

   Відрахування відбувається за такими принципами:

   • Якщо співробітник взяв європейські свята (додаткові відпускні дні), суму, виплачену авансом, необхідно відшкодувати.

   • Відшкодування відбувається або:

     • Відраховується з подвійної відпускної виплати (85%) на наступний рік.

     • Або, якщо співробітник звільняється, вираховується з остаточного розрахункового листка при звільненні.

   • Якщо відпустка була взята, свідоцтво про звільнення повинно вказувати:

     • Кількість європейських днів відпустки, що вже надані.

     • Валова допомога, що відповідає цим дням.

   Для забезпечення справедливості система спочатку перевіряє, чи вже було застосовано відрахування в подвійних відпускних виплатах. Якщо так, з остаточного розрахункового листка вираховується лише залишкова сума.

   Після визначення необхідних значень вони записуються в розрахунковий листок як додаткові дані розрахунку зарплати:

   • Базова валова зарплата: Включає остаточну суму зарплати плюс будь-яку умовну винагороду.

   • Відрахування європейської відпустки: Вираховує раніше виплачені суми європейської відпустки.

   • Інші дані: Розподіляє взяту відпустку, оподатковувані суми та будь-які непогашені виділення.

   Після встановлення цих значень система обчислює розрахунковий листок, щоб переконатися, що всі відрахування та виплати застосовані правильно.

   Цей процес гарантує, що остаточний розрахунковий листок при звільненні враховує всі компоненти зарплати, включаючи річну валову зарплату, відшкодування європейської відпустки та будь-які невиплачені права. Odoo отримує попередні розрахункові листки та записи про відпустки, щоб забезпечити відповідність бельгійським нормам розрахунку зарплати.

Автоматизуючи цей процес, Odoo мінімізує ручне втручання, зменшуючи помилки та гарантуючи, що співробітники отримують правильні виплати при звільненні.

Як це працює в Odoo?

В Odoo для доступу до процесу відпускних атестатів перейдіть до форми перегляду співробітника та натисніть Дія, потім Звільнення: Відпускні атестати або перейдіть до Зарплата ‣ Звітність ‣ Звільнення: Відпускні атестати.

У майстері, що з’являється, ви можете побачити всі розрахункові листки за поточний та минулий рік, запити та виділення на відпустку. Ви також можете закодувати неоплачувану відпустку, яку хочете оголосити в цьому відпускному атестаті.

Коли ви готові, натисніть кнопку Підтвердити та обчислити відпускні атестати. Для кожного розглянутого періоду (N та N-1) генеруються два розрахункові листки.

Після підтвердження генеруються два документи .pdf. Один звичайний розрахунковий листок та один відпускний атестат для майбутнього роботодавця.

Example

У нашому прикладі співробітник також взяв одну європейську відпустку протягом N-го року.

Для року N-1 ви можете бачити, що всі законні відпустки були використані.

Для року N ви також можете бачити, що кількість додаткових відпусток (європейських) та вже використаних законних відпусток також враховується.

Важливі примітки

Використовуючи автоматизоване створення атестацій Odoo, компанії можуть забезпечити дотримання бельгійського трудового законодавства, одночасно зменшуючи обсяг ручної адміністративної роботи.

Важливо

• Функція доступна лише для компаній, зареєстрованих у Бельгії.

• Якщо термін повідомлення не встановлено для співробітника, Odoo запитає цю інформацію.

• Роботодавці повинні переконатися, що атестації відпусток надані до того, як співробітнику потрібно буде подати їх новому роботодавцю або ONEM.

Звільнення: термін повідомлення та плата за розірвання

Ця документація пояснює, як працює процес звільнення співробітника в застосунку, зосереджуючись на розрахунку терміну повідомлення та вихідної допомоги, коли співробітник не відпрацьовує свій термін повідомлення.

Загальний огляд

Цей модуль допомагає керувати звільненням співробітників, визначаючи правильний термін повідомлення на основі стажу, причин звільнення та конкретних регуляцій країни (Бельгія). Він також розраховує вихідну допомогу, коли співробітник не працює протягом терміну повідомлення.

Ключові особливості

• Автоматичний розрахунок дат початку та закінчення терміну повідомлення.

• Врахування державних свят та графіків роботи компанії.

• Розрахунок вихідної допомоги на основі політики компанії та державних правил.

• Створення остаточного розрахункового листа, включаючи плату за розірвання.

Розрахунок періоду повідомлення

Період повідомлення залежить від кількох факторів:

• Стаж співробітника в компанії.

• Причина звільнення (відставка, звільнення, вихід на пенсію тощо).

• Чи працює співробітник протягом періоду повідомлення чи ні.

• Рівень заробітної плати до 1 січня 2014 року (для деяких випадків).

Період повідомлення починається з першого понеділка після дати звільнення, якщо не застосовується особливе правило (наприклад, обов’язковий період очікування три дні для певних звільнень).

Правила тривалості повідомлення

У наступній таблиці показано тривалість періоду повідомлення на основі стажу роботи:

Для співробітників, які подали у відставку

Стаж (місяці)	Період повідомлення (тижні)
0 - 3	1
3 - 6	2
6 - 12	3
12 - 18	4
18 - 24	5
24 - 48	6
48 - 60	7
60 - 72	9
72 - 84	10
84 - 96	12
96+	13

Для звільнених працівників

Стаж (місяці)	Період повідомлення (тижні)
0 - 3	1
3 - 4	3
4 - 5	4
5 - 6	5
6 - 9	6
9 - 12	7
12 - 15	8
15 - 18	9
18 - 21	10
21 - 24	11
24 - 36	12
36 - 48	13
48 - 60	15
60 - 72	18
72 - 84	21
84 - 96	24
96 - 108	27
108 - 120	30
120 - 132	33
132 - 144	36
144 - 156	39
156 - 168	42
168 - 180	45
180 - 192	48
192 - 204	51
204 - 216	54
216 - 228	57
228 - 240	60
240 - 252	62
252 - 264	63
264 - 276	64
276 - 288	65
288+	66+

Особливий випадок: співробітники, найняті до 2014 року

Для співробітників, які почали працювати до 1 січня 2014 року, розрахунок строку повідомлення поділяється на дві частини:

Частина 1: Стаж, набутий до 31 грудня 2013 року

• Співробітники нижчого рівня (річна валова заробітна плата ≤ €32,254): Строк повідомлення становить 3 місяці для перших 5 років стажу, збільшуючись на 1,5 місяця за кожний додатковий рік.

• Співробітники вищого рівня (річна валова заробітна плата > €32,254): Строк повідомлення становить 1 місяць за кожний розпочатий рік стажу, з мінімумом 3 місяці.

Частина 2: Стаж, набутий з 1 січня 2014 року

Стандартні правила строку повідомлення з 2014 року застосовуються до стажу, набутого після цієї дати.

Загальний строк повідомлення є сумою обох періодів, розрахованих окремо.

Розрахунок вихідної допомоги

Якщо співробітник не відпрацьовує строк повідомлення, вихідна допомога розраховується на основі:

• Залишкова тривалість строку попередження.

• Остання зарплата співробітника.

• Додаткова компенсація, така як премії, опціони на акції та внески на страхування.

Вихідна допомога складається з:

• Поточна зарплата, яка відповідає або повному строку попередження, який зазвичай має бути дотриманий, або його залишковій частині.

• Пільги, отримані протягом дії контракту (наприклад, талони на харчування, службовий автомобіль, користування мобільним телефоном).

Поточна зарплата визначається наступним чином:

• Валова місячна зарплата співробітника на момент звільнення.

• Усі регулярні премії, за винятком одноразових премій (наприклад, премія за командну роботу, премія за вислугу років).

• Додаткова компенсація за понаднормові години, відпрацьовані протягом тривалого періоду.

• Змінна зарплата (середнє значення за останні дванадцять місяців).

Система автоматично генерує розрахунковий листок про звільнення, включаючи ці розрахунки, забезпечуючи відповідність бельгійському трудовому законодавству.

Як це працює в Odoo?

В Odoo, щоб отримати доступ до процесу звільнення, перейдіть до форми співробітника та натисніть Дія, потім Звільнення: Строк попередження та розрахунковий листок або перейдіть до Зарплата ‣ Звітність ‣ Звільнення: Строк попередження.

У майстрі, що з’являється, виберіть причину звільнення, надайте опис звільнення та вкажіть дату звільнення. Стаж співробітника розраховується на основі історії його контракту, і відповідно визначається строк попередження. Ви також можете вказати, чи працюватиме співробітник протягом строку попередження.

Якщо співробітник працює протягом строку попередження, немає плати за звільнення для розрахунку, і строк попередження буде записано у формі співробітника. Натисніть кнопку Підтвердити.

Примітка

Якщо співробітник працює частково або зовсім не працює, майстер згенерує та розрахує розрахунковий листок плати за звільнення. Натисніть кнопку Підтвердити та розрахувати плату за звільнення.

Розрахунковий листок враховує всі зарплати та пільги, які співробітник отримав би протягом року, для розрахунку віртуальної річної винагороди. Ця сума потім пропорційно розподіляється на основі строку попередження для перетворення її у валову зарплату.

Детальна зведена інформація надається в розрахунковому листку.

Example

Висновок

Цей модуль спрощує процес звільнення, забезпечуючи чіткі та автоматичні розрахунки періоду повідомлення та вихідної допомоги. Він допомагає HR-командам забезпечити дотримання вимог та оптимізувати процес звільнення співробітників.

DIMONA

Що таке Dimona?

Обов’язок

Усі роботодавці як у державному, так і в приватному секторах зобов’язані в електронній формі повідомляти Національне управління соціального забезпечення про прийняття та звільнення своїх працівників (Королівський указ від 5 листопада 2002 року).

Це стосується негайної декларації про працевлаштування, також відомої як DIMONA (Déclaration Immédiate - Onmiddellijke Aangifte). Її мета — негайно повідомити установи соціального забезпечення про початок та закінчення трудових відносин між працівником та роботодавцем.

Декларації, подані роботодавцем та негайно перевірені NSSO, надходять до бази даних під назвою особова справа. Роботодавець може отримати до неї доступ у безпечному середовищі. Існує безліч критеріїв пошуку: вони можуть базуватися на характеристиках та комбінаціях характеристик.

Недотримання цього обов’язку щодо звітності може призвести до кримінальних покарань, передбачених статтею 181 Соціального кримінального кодексу.

Крім того, у разі пропуску декларації роботодавець буде зобов’язаний сплатити NSSO солідарний внесок.

Концепція та термінологія

Відносини роботодавець-працівник

Відносини між парою «роботодавець» і «працівник». Ці відносини включають стабільні дані (ідентифікаційний номер роботодавця, національний ідентифікаційний номер соціального забезпечення працівника (NISS), дата початку відносин та, за бажанням, дата закінчення), які зберігатимуться навіть у разі створення, закриття, зміни або скасування періоду. Ці відносини починаються з першого працевлаштування працівника та закінчуються після завершення його останньої роботи. В особовій справі відносини «роботодавець-працівник» становлять перший рівень консультації. Другий рівень охоплює всі періоди Dimona;

Період Dimona

Період створюється з кожною декларацією IN, тобто на початку кожної нової роботи. Він закривається датою виходу наприкінці кожної роботи. Відносини роботодавець-працівник, з іншого боку, зберігаються до завершення останньої роботи. Кілька періодів Dimona можуть змінювати один одного або не змінювати в межах одних і тих же відносин роботодавець-працівник.

Будь-які зміни, викликані декларацією OUT, модифікацією (UPDATE) або скасуванням (CANCEL), відбуваються на цьому другому рівні.

Цей період Dimona ідентифікується «ідентифікаційним номером періоду». Він призначається кожній декларації IN і становить унікальний ідентифікаційний ключ періоду для подання декларацій OUT, модифікації або скасування.

Номер Dimona

Унікальний номер, присвоєний NSSO кожній декларації Dimona (IN, OUT, UPDATE, CANCEL,…). Для декларації IN це ідентифікаційний номер періоду. Коли декларації подаються через передачу файлів, створюється кілька номерів Dimona: один номер на кожні трудові відносини, включені до структурованого повідомлення;

Характеристики Dimona

Обов’язкові дані декларації Dimona. Їх чотири: номер галузі промисловості, тип працівника, підрозділ (зарезервовано для деяких роботодавців державного сектору) та користувач (для тимчасових працівників). Характеристики завжди пов’язані з періодом. У разі різних характеристик може співіснувати кілька періодів;

Підтвердження отримання

Підтверджує веб-користувачам, що декларацію отримано (з’являється на екрані негайно);

Квитанція про отримання

Електронне повідомлення для відправників пакетів, що вказує, чи придатний файл для NSSO. Ця «квитанція про отримання» містить номер квитка (ідентифікаційний номер файлу) та статус файлу: прийнято або відхилено залежно від того, чи можна прочитати файл;

Сповіщення

Електронне повідомлення зі зворотним зв’язком щодо обробки декларації. Повідомлення є безпосереднім результатом перевірки форми та змісту. Воно може бути трьох типів: позитивне (Dimona прийнято), негативне (Dimona відхилено) або попереднє (лише у разі проблем з ідентифікацією працівника). За попереднім повідомленням завжди слідуватиме позитивне або негативне повідомлення.

Для декларації студентів за студентським контрактом (STU) повідомлення також міститиме попередження, якщо студента задекларовано на понад 475 годин. Якщо декларацію було подано через захищений канал, буде повідомлено точну кількість днів перевищення.

Для щоденної декларації випадкових працівників у готельно-ресторанній індустрії повідомлення також міститиме попередження, якщо працівника задекларовано на понад 50 днів та/або для квоти роботодавця, якщо задекларовано понад 100 днів випадкової роботи.

Після отримання цього повідомлення у вас є п’ять робочих днів для оскарження точності зазначених у ньому даних. Після закінчення цього періоду ці дані вважатимуться остаточними. Для будь-яких суперечок ви повинні звернутися до Контакт-центру Eranova (тел.: 02 511 51 51, email: contactcenter@eranova.fgov.be).

Зверніть увагу, що якщо роботодавець афільований з затвердженим соціальним секретаріатом або секретаріатом повного обслуговування, він може не отримувати жодних повідомлень. У цьому випадку повідомлення електронно передаються соціальному секретаріату або секретаріату повного обслуговування, навіть для декларацій, які роботодавець подав особисто. Однак роботодавець має доступ до особової справи персоналу, де він може переглянути всі дані.

Канали

Декларацію Dimona необхідно подати у формі електронного повідомлення через один із наступних каналів:

• web

• особова справа персоналу

• передача файлів

• веб-сервіс (REST)

• Dimona Mobile

Вибір одного каналу перед іншим не впливає на декларацію. Тому ви можете вільно обирати канал, який використовуватимете.

Будь-які зміни декларації також можуть бути внесені через будь-який із цих чотирьох каналів. Канал, через який було подано оригінальну декларацію, не відіграє ролі.

Декларацію Dimona не можна подати через SMS.

Dimona в Odoo

Вручну

В Odoo, коли у вас встановлена бельгійська локалізація Зарплата, як тільки у вас є контракт, встановлений на етапі виконання, це створює активність для відповідального HR, що вони повинні ввести Dimona на сьогодні з правильним посиланням на платформу Dimona (веб-канал, згаданий у розділі Канали цієї статті).

Автоматично

В Odoo, коли встановлено бельгійську локалізацію зарплати, можна також встановити модуль Бельгія - Зарплата - Dimona. Цей модуль дозволить вам виконувати 4 основні дії, необхідні в Dimona (як описано в розділі 1 цієї статті):

1. Відкрити dimona

2. Оновити dimona

3. Закрити dimona

4. Скасувати Dimona

Ці дії відповідають різним випадкам використання, описаним у розділі 1.

Дані контракту та співробітника

По суті, він перевіряє дані контракту та співробітника, необхідні для створення, оновлення, закриття або скасування.

Обробка помилок

Якщо деякої інформації бракує або вона неправильно налаштована, система поверне помилки, і ви зможете вжити коригувальних заходів, щоб переконатися, що ваш Dimona правильно надіслано, оновлено, закрито або скасовано.

Статус синхронізації

Статус синхронізації та помилки відображаються в чаттері контракту.

Заплановані дії

Нарешті, cron щодня перевіряє всі контракти зі статусом dimona waiting і ініціює необхідні дії для відповідного оновлення статусу dimona.

Технічна конфігурація (поза Odoo)

Щодо технічної конфігурації, все описано в інформації модуля з усіма технічними передумовами. Якщо вашому клієнту чи партнеру потрібна додаткова допомога з цього приводу, їм потрібно звернутися до свого ІТ-відділу або представників, оскільки це не є частиною конфігурації Odoo.

Функціональна конфігурація (в Odoo)

З точки зору конфігурації Odoo перейдіть до Зарплата ‣ Налаштування ‣ Параметри і в розділі Бельгійська локалізація для ONSS налаштуйте наступне:

• ID компанії ONSS: номер ПДВ компанії

• Реєстраційний номер: 9-значний код, отриманий від NSSO (ONSS - RSZ)

• Клас роботодавця DMFA: 3-значний код, отриманий від NSSO (ONSS - RSZ)

• Номер відправника ONSS: Не обов’язковий (див. технічну документацію модуля для отримання додаткової інформації)

• Сертифікат PEM, Парольна фраза PEM, Файл KEY: перегляньте інформацію модуля для пояснення

DmfA - Багатофункціональна декларація

Загальний огляд

DmfA означає «Déclaration Multifonctionnelle» або «Multifunctionele Aangifte». Вона замінила щоквартальну декларацію ONSS з першого кварталу 2003 року. Через цю декларацію роботодавці подають дані про заробітну плату та робочий час для своїх співробітників.

Ці дані обробляються таким чином, що всі установи соціального забезпечення можуть працювати з однаковою інформацією. Декларація називається «багатофункціональною», оскільки вона використовується не тільки для розрахунків внесків соціального забезпечення та зниження, а й як джерело даних для установ, що управляють правами та пільгами соціального забезпечення.

Сектори, які використовують дані DmfA, включають:

• Медичне страхування

• Допомога по безробіттю

• Пенсії

• Професійні ризики (Fedris)

• Сімейні виплати

• Щорічна відпустка

Всі роботодавці, зареєстровані в ONSS, повинні подавати декларацію DmfA.

Зв’язок з Dimona та DRS

DmfA тісно пов’язана з двома іншими обов’язковими деклараціями:

Dimona (негайна декларація)

Dimona реєструє початок і закінчення трудових відносин зі співробітником.

DRS (декларація соціальних ризиків)

Під час трудових відносин можуть виникати різні соціальні ризики, такі як звільнення, нещасні випадки на робочому місці або тривала хвороба. Коли виникає соціальний ризик, установи соціального забезпечення вимагають додаткову інформацію, яка виходить за межі тієї, що надається DmfA та Dimona.

DRS тепер є переважно електронною декларацією, хоча паперові подання залишаються можливими.

Хто подає декларацію DmfA?

Варіанти самостійного подання

Роботодавці можуть подавати свою декларацію DmfA самостійно через:

1. Веб-подання: Підходить для роботодавців з невеликою кількістю працівників. Декларації вводяться безпосередньо через портал соціального забезпечення.

2. Пакетне подання: Розроблено для великих роботодавців або організацій, які обробляють декілька декларацій (наприклад, соціальні секретаріати, постачальники програмного забезпечення для зарплати). Декларації подаються через передачу файлів (FTP, SFTP тощо).

Переваги веб-подання

• Автоматичний доступ до списку співробітників компанії: На основі даних Dimona. Якщо співробітника немає в списку, його спочатку необхідно задекларувати через Dimona. Через 24 години список співробітників оновлюється, що дозволяє здійснити точне подання DmfA.

• Автоматичний розрахунок чистої суми до сплати: Після введення всіх необхідних даних система розраховує загальну суму до сплати.

• Розрахунки знижок: Система розраховує застосовні знижки, за винятком знижок за кодом «0001» (особисті знижки на внески для працівників з низьким доходом). Роботодавцям необхідно поставити відповідні галочки і, за необхідності, надати додаткові деталі.

Переваги пакетного подання

• Подання великих обсягів декларацій: Ідеально підходить для організацій, які керують кількома розрахунками зарплати.

• Швидка відповідь про статус прийняття: Роботодавці отримують негайний зворотний зв’язок щодо того, чи було прийнято їхню декларацію.

• Звіт про помилки: Система генерує звіт про виявлені аномалії, незалежно від статусу прийняття.

• Автоматичне виправлення помилок у розрахунках: Коли це можливо, помилки виправляються автоматично, і роботодавці отримують повідомлення про коригування.

Варіанти подання третьою стороною

Роботодавці, які не бажають подавати DmfA самостійно, можуть делегувати це завдання:

1. Акредитованим соціальним секретаріатам: Ці організації виконують завдання з розрахунку зарплати та декларацій від імені роботодавців.

2. Постачальникам послуг: Це можуть бути компанії або фізичні особи, з якими роботодавець уклав договірну угоду для безпечного управління деклараціями щодо зарплати.

Для отримання додаткової інформації про акредитовані соціальні секретаріати або постачальників послуг зверніться до відповідної офіційної документації DmfA.

Налаштування

Декларація генерується в Зарплата ‣ Звітність ‣ Бельгія ‣ DmfA і має правильно працювати після виконання кількох необхідних кроків налаштування.

Компанія

Для створення дійсної декларації DmfA потрібна конкретна інформація про компанію та роботодавця (в Зарплата ‣ Налаштування ‣ Параметри). Вона включає:

• ONSS Company ID

• ONSS Registration Number

• DMFA Employer Class

• ONSS Certificate: сертифікат для генерації файлу підпису (необхідний для пакетних декларацій)

• ПДВ Company Number

• Revenue Code

• FFE Employer Type (Fonds de Fermeture d’Entreprise)

Співробітник

Крім того, кожного співробітника необхідно призначити до дійсної робочої адреси, ідентифікованої кодом DmfA, у його картці співробітника. Цей операційний підрозділ має бути пов’язаний з дійсним ідентифікаційним номером ONSS для забезпечення відповідності вимогам декларації. Неправильне налаштування може призвести до помилок під час процесу подання декларації.

У формі співробітника має бути визначено Work Address.

В Зарплата ‣ Налаштування ‣ DMFA: Work Locations ви можете зв’язати робочу адресу з ідентифікаційним номером ONSS.

Тип робочого запису

Код DmfA має бути визначений для кожного типу робочого запису, який декларується. В Зарплата ‣ Налаштування ‣ Робочі записи ‣ Типи робочих записів вкажіть DMFA code.

Можливі помилки конфігурації

Під час процесу генерації декларації можуть виникнути проблеми з конфігурацією, що спричинить помилки, такі як:

• Звільнені співробітники без періоду повідомлення або з недійсним початком/закінченням періоду повідомлення

• Недійсний номер NISS для деяких співробітників

• Робочі адреси, не пов’язані з ідентифікаційним кодом ONSS

• Тип робочого запису не має відповідного коду DmfA

• Інші невідповідності в записах роботодавця або співробітника

Роботодавці повинні забезпечити точну конфігурацію, щоб уникнути затримок та відхилення їхніх декларацій.

Веб-декларація

Веб-декларація генерує PDF-файл із зведеною інформацією про загальну інформацію компанії, а також усі дані співробітників, які необхідно вручну ввести в систему. Це включає:

Для компанії:

Для конкретного співробітника:

• Посади: Графіки роботи, коди неповного робочого часу, батьківська відпустка, підрозділ експлуатації, довідковий робочий час.

• Послуги: Загальна продуктивність роботи (у днях та годинах) за квартал, розподілена за посадами та типом. Кодифікація робочого часу в декларації DmfA забезпечує точне звітування про діяльність співробітників. Кожен код відповідає конкретному типу робочого часу або відсутності. Повний та детальний список кодів можна знайти на офіційному веб-сайті соціального забезпечення: socialsecurity.be

  • 1: Усі виконання робіт, що покриваються зарплатою, яка підлягає внескам ONSS, за винятком законної та додаткової відпустки для працівників.

  • 2: Дні законної відпустки для працівників.

  • 3: Дні додаткової відпустки для працівників.

  • 4: Дні компенсаційного відпочинку.

  • 5: Дні хвороби або нещасного випадку, не пов’язаного з роботою.

  • 6: Дні сімейної відпустки.

  • 7: Дні відпустки по вагітності та пологах або батьківської відпустки.

  • 8: Дні страйку.

  • 9: Тимчасове безробіття з економічних причин.

  • 10: Тимчасове безробіття через погані погодні умови.

  • 11: Тимчасове безробіття через форс-мажорні обставини.

  • 12: Дні професійного навчання.

  • 13: Відсторонення з дисциплінарних причин.

  • 14: Додаткові дні відпустки на початок або відновлення роботи.

  • 15: Гнучкі дні відпустки.

• Винагороди: Агреговані за кодом на кожну професію:

  • 1: Звичайні суми заробітної плати, за винятком певних допомог.

  • 2: Премії та подібні виплати, що надаються незалежно від фактичних робочих днів.

  • 3: Вихідна допомога, виражена в робочих годинах.

  • 7: Проста відпускна виплата для звільнених працівників (підлягає внескам).

  • 10: Особисте використання службового автомобіля та інші мобільні пільги.

  • 11: Проста відпускна виплата для звільнених працівників (не підлягає внескам).

  • 12: Авансова відпускна виплата, сплачена попереднім роботодавцем (не підлягає внескам).

• Внески: Внески роботодавця та працівника, такі як:

  • 256: Внесок до фонду азбесту.

  • 255: Спеціальний внесок на випадок нещасного випадку на виробництві.

  • 495: Загальний внесок роботодавця + 13,07% внесок працівника.

  • 809: внесок до фонду закриття підприємства.

  • 810: спеціальний внесок до фонду закриття підприємства.

  • 831: внесок до Допоміжного спільного комітету для співробітників (CP200).

  • 855: внесок на стримування заробітної плати.

  • 856: спеціальний внесок на соціальне забезпечення.

  • 859: внесок на тимчасове безробіття.

Пакетна декларація

Пакетні декларації вимагають технічних знань, включаючи ключі SSH, SFTP-сервери та електронні підписи. Роботодавці повинні звертатися до офіційної документації з пакетної обробки та огляду процесу.

Пакетне подання генерує три файли:

1. Файл декларації (наприклад, FI.DMFA.112768.20250109.00014.R.1.1)

2. Файл запуску (наприклад, GO.DMFA.112768.20250109.00014.R.1)

3. Файл електронного підпису (наприклад, FS.DMFA.112768.20250109.00014.R.1.1) (тільки для реальних декларацій, не для тестових)

Повний процес включає створення, надсилання, перевірку та потенційне виправлення декларацій. Відхилення та аномалії необхідно усунути перед остаточним прийняттям.

1. Створення декларації

   • Створіть XML-документ, що містить дані про пільги співробітників, винагороду та внески для компанії.

   • Більше інформації про XML-файли можна знайти на сторінці Специфікації.

2. Надсилання декларації

   • Використовуйте FTP або SFTP для надсилання файлу. Доступ вимагає попереднього дозволу для доступу до безпечної зони локальним менеджером.

   • Детальні інструкції доступні на сторінці Ввести та змінити (через пакетну обробку).

3. Підтвердження отримання файлу

   • Позитивне підтвердження отримання: Вказує, що файл може бути оброблено. Однак це не гарантує прийняття.

   • Негативне підтвердження отримання: Вказує на проблеми зі структурою файлу або правами доступу.

4. Сповіщення та номер квитка для декларації

   • Позитивне сповіщення надсилається для кожної прийнятої декларації.

   • Негативне сповіщення: надає інформацію про виявлені аномалії.

5. Надсилання PID

   • Роботодавці та SSA отримають номери PID та версії пакетом для декларацій.

6. Сповіщення про зміни із системними виправленнями

   • Якщо вносяться виправлення, надсилається сповіщення про зміни з виправленими значеннями.

Подвійна оплата за відпустку

Подвійна оплата за відпустку — це додаткова премія, що виплачується співробітникам і працівникам під час їхньої щорічної відпустки. Сума залежить від заробітної плати співробітника або працівника.

Як розраховується подвійна оплата за відпустку?

Для співробітників подвійна оплата за відпустку становить 92% їхньої валової заробітної плати за місяць, коли вони беруть основну щорічну відпустку. Ця сума розраховується на основі кількості місяців, відпрацьованих або прирівняних до них у попередньому році.

Вплив додаткової або європейської відпустки

Якщо ви берете додаткову або європейську відпустку, ваш роботодавець виплатить вам звичайну оплату за відпустку за цю відпустку. Однак наступного року ця сума буде вирахувана з вашої подвійної оплати за відпустку. Це тому, що додаткова відпустка вважається авансом на законну відпустку наступного року.

Фактори, що впливають на розрахунок

1. Відпрацьовані місяці: Розрахунок ґрунтується на кількості місяців, які ви відпрацювали в попередньому році.

2. Відсутності: Якщо у вас були неоплачувані відсутності, вони можуть зменшити вашу подвійну оплату за відпустку.

3. Змінні доходи: Премії та комісійні, отримані в попередньому році, можуть вплинути на загальну суму подвійної оплати за відпустку.

4. Податки, що утримуються: Подвійна оплата за відпустку підлягає відрахуванню податку на прибуток, яке залежить від вашого річного доходу та сімейного стану.

Розрахунок податку, що утримується

Податок, що утримується, розраховується за прогресивною системою ставок. Процес включає:

1. Визначення річного оподатковуваного доходу співробітника:

   • Обчисліть річну зарплату, включаючи пільги в натуральній формі (наприклад, службовий автомобіль, інтернет, мобільний телефон, ноутбук).

   • Застосуйте зменшення для дітей-утриманців.

2. Застосування податкових ставок:

   • Використовуйте попередньо визначені податкові діапазони для визначення базової ставки податку, що утримується.

   • Якщо застосовується, застосуйте зменшення на основі кількості дітей-утриманців.

Податкові діапазони

Податок, що утримується, застосовується прогресивно на основі таких діапазонів (станом на 2025 рік):

Нижня межа	Верхня межа	Податкова ставка
0.00	10 415,00	0,00%
10 415,01	13 330,00	19,17%
13 330,01	16 960,00	21,20%
16 960,01	20 340,00	26,25%
20 340,01	23 020,00	31,30%
23 020,01	25 710,00	34,33%
25 710,01	31 070,00	36,34%
31 070,01	33 810,00	39,37%
33 810,01	44 770,00	42,39%
44 770,01	58 460,00	47,44%
58 460,00	∞	53,50%

Звільнення від податку

Звільнення від податку, що утримується, надається, коли звичайний річний валовий дохід не перевищує певного порогу, який визначається на основі кількості дітей-утриманців [2].

Дитина-утриманець з інвалідністю вважається як двоє.

Метод передбачає звернення до таблиці з двома стовпцями:

• Стовпець 1: Вказує кількість дітей-утриманців.

• Стовпець 2: Визначає максимальний допустимий звичайний річний валовий дохід на основі кількості дітей-утриманців, зазначених у стовпці 1, який не повинен перевищуватися для отримання повного або часткового звільнення від податку, що утримується.

Після визначення річного валового доходу можуть виникнути два сценарії:

1. Якщо річний дохід перевищує поріг, звільнення не надається.

2. Якщо річний дохід не перевищує порогу, буде застосовано звільнення.

Сума цього звільнення відповідає різниці між річним валовим доходом та пороговою сумою.

Звичайно, якщо ця різниця перевищує базову суму податку, що утримується, податок, що утримується, сплачуватися не буде.

Кількість дітей	Макс. дохід (EUR)
1	18 400,00
2	21 930,00
3	28 270,00
4	35 330,00
5	42 390,00
6	49 450,00
7	56 510,00
8	63 570,00
9	70 630,00
10	77 690,00
11	84 750,00
12	91 810,00

Зменшення податку

Якщо немає підстав для повного або часткового звільнення виняткової допомоги від утримання податку, все ще можливо надати зменшення утримуваного податку.

Щоб визначити право на це зменшення, необхідно перевірити, чи перевищує звичайна річна валова заробітна плата певний вищий поріг, який змінюється залежно від кількості дітей-утриманців [3]. Цей поріг є вищим, ніж той, що використовується для цілей звільнення.

Дитина з інвалідністю зараховується як дві.

Метод передбачає використання таблиці з трьома стовпцями:

• Стовпець 1: Вказує кількість дітей-утриманців (до максимуму 5).

• Стовпець 2: Визначає відсоток зменшення утримуваного податку на основі кількості дітей-утриманців, зазначених у Стовпці 1, який не повинен перевищуватися для отримання права на зменшення.

• Стовпець 3: Показує порогову суму, яка не повинна перевищуватися, що відповідає кількості дітей-утриманців, зазначених у Стовпці 1.

Можуть виникнути два сценарії:

1. Якщо порогова сума перевищена, зменшення не буде надано.

2. Якщо порогова сума не перевищена, до суми утримуваного податку буде застосовано зменшення до відсоткової ставки, визначеної у Стовпці 2.

Для співробітників з дітьми на утриманні застосовуються податкові пільги наступним чином:

Кількість дітей	Зниження (%)	Макс. дохід
1	7,5%	28 245,00
2	20,0%	28 245,00
3	35,0%	31 070,00
4	55,0%	36 720,00
5+	75,0%	39 550,00

Остаточний розрахунок податку

Остаточна сума утримуваного податку становить:

\[\text{Податок} = \text{Валова подвійна святкова} \times \text{Застосовна ставка податку} - \text{Зниження (якщо застосовується)}\]

Отриманий податок відраховується з валової заробітної плати за подвійний святковий день для визначення чистої суми, що підлягає виплаті співробітнику.

Розрахунок враховує тривалість роботи, відсутності, змінний дохід та застосовні податки, що утримуються. Odoo автоматизуєці розрахунки для забезпечення відповідності бельгійському трудовому законодавству та податковим нормам.

Створення пакету в Odoo

Перейдіть до Зарплата ‣ Розрахункові листки ‣ Пакети та створіть новий запис з дійсними датами (тут — грудень 2024)

Потім натисніть кнопку Створити розрахункові листки, виберіть тип структури заробітної плати CP200 та структуру заробітної плати Тринадцятий місяць. Ви також можете фільтрувати відповідних співробітників за відділом та/або посадою.

Після підтвердження для кожного співробітника генерується розрахунковий листок.

Тепер ви можете перевірити різні розрахункові листки перед підтвердженням. Після підтвердження PDF-файли генеруються та розміщуються на порталах співробітників, як і для звичайних розрахункових листків.

Висновок

Виплата за подвійне свято є значною перевагою, яка винагороджує співробітників за їхню роботу в попередньому році. Розуміння того, як вона розраховується, допомагає краще планувати фінанси на святковий період.

Еко-ваучери

Загальний огляд

Еко-ваучери є неоподатковуваною пільгою для співробітників, призначеною для підтримки придбання екологічно чистих товарів та послуг. Ці ваучери замовляються через зовнішніх постачальників і звільняються від внесків на соціальне страхування.

Право на отримання та розподіл

Співробітники, які працювали протягом референтного періоду (01/06/N-1 - 31/05/N), мають право на отримання до 250 € в еко-ваучерах, які надаються на початку липня.

Example

Для 2025 року співробітники повинні були працювати в період з 01/06/2024 по 31/05/2025, щоб мати право.

Для співробітників, які приєднуються протягом референтного періоду, сума ваучера пропорційно розподіляється на основі їхніх відпрацьованих днів.

Example

Співробітник, найнятий 06/01, який відпрацював 6 з 12 місяців, отримає:

\[250\text{ €} \times (6/12) = 125\text{ €}\]

Для співробітників, які працюють неповний робочий день, сума коригується таким чином:

Режим роботи	Сума ваучера (€)
4/5	250 €
3/5	200 €
1/2	125 €
< 1/2	100€

Example

Якщо співробітник починає працювати 1 вересня на повний робочий день, а потім переходить на половину ставки з 1 квітня 2024 року, розрахунок буде таким:

\[250\text{€} \times (7/12) + 125\text{€} \times (2/12) = 166\text{€}\]

Винятки та коригування

Якщо співробітник працював повний робочий день протягом усього звітного періоду, але не отримав 250€, розрахунок могли вплинути певні дні відпустки, що не прирівнюються до роботи.

Наступні типи відпусток не враховуються для права на еко-ваучери:

• Неоплачувані відпустки

• Лікарняний, компенсований взаємним страхуванням (після 30 днів непрацездатності)

Використання та термін дії

Еко-ваучери дійсні протягом 24 місяців з дати видачі.

Див. також

Список придатних товарів і послуг, які можна придбати за еко-ваучери, доступний тут:

• Придатні товари за еко-ваучерами

Бонус наприкінці року

Цей документ пояснює розрахунок тринадцятої зарплати (бонусу наприкінці року) в Бельгії в Odoo. Розрахунок враховує контракти співробітника, ставки робочого часу та відповідні податки.

Розрахунок тринадцятої зарплати

Критерії прийнятності

• Співробітник повинен пропрацювати щонайменше шість повних місяців протягом року.

• Як співробітники на повний робочий день, так і на неповний робочий день мають право, з пропорційними розрахунками на основі робочого часу.

Розрахунок зарплати

Тринадцята зарплата обчислюється наступним чином:

1. Визначте базову зарплату:

   • Отримайте договірну ставку співробітника.

   • Визначте застосовну ставку роботи.

2. Обчисліть місяці, що враховуються:

   • Якщо явно вказано (вхідні дані MONTHS), використовуйте задану кількість місяців.

   • В іншому випадку обчисліть кількість повних місяців роботи.

   • Пропорційно розподіліть зарплату за неповний рік роботи.

3. Скоригуйте на відсутності:

   • Відрахуйте неоплачувані відсутності для отримання пропорції присутності.

   • Враховуйте до 60 днів лікарняного як оплачуваний час.

4. Включіть змінні доходи:

   • Якщо явно вказано (вхідні дані VARIABLE), використовуйте задане значення.

   • В іншому випадку обчисліть середній змінний дохід за останній рік.

5. Підсумкова сума:

   • Остаточна сума тринадцятої зарплати є сумою пропорційної фіксованої зарплати та середніх змінних доходів.

Розрахунок податку, що утримується

Податок, що утримується, розраховується за прогресивною системою ставок. Процес включає:

1. Визначте річний оподатковуваний дохід співробітника:

   • Обчисліть річну зарплату, включаючи пільги в натуральній формі (наприклад, службовий автомобіль, інтернет, мобільний телефон, ноутбук).

   • Застосуйте зменшення для дітей-утриманців.

2. Застосування податкових ставок:

   • Використовуйте попередньо визначені податкові діапазони для визначення базової ставки податку, що утримується.

   • Якщо застосовується, застосуйте зменшення на основі кількості дітей-утриманців.

Податкові діапазони

Податок, що утримується, застосовується прогресивно на основі таких діапазонів (станом на 2025 рік):

Нижня межа	Верхня межа	Податкова ставка
0.00	10 415,00	0,00%
10 415,01	13 330,00	23,22%
13 330,01	16 960,00	25,23%
16 960,01	20 340,00	30,28%
20 340,01	23 020,00	35,33%
23 020,01	25 710,00	38,36%
25 710,01	31 070,00	40,38%
31 070,01	33 810,00	43,41%
33 810,01	44 770,00	46,44%
44 770,01	58 460,00	51,48%
58 460,00	∞	53,50%

Звільнення від податку

Звільнення від податку, що утримується, надається, коли звичайний річний валовий дохід не перевищує певного порогу, який визначається на основі кількості дітей-утриманців [2].

Дитина-утриманець з інвалідністю вважається як двоє.

Метод передбачає звернення до таблиці з двома стовпцями:

• Стовпець 1: Вказує кількість дітей-утриманців.

• Стовпець 2: Визначає максимальний допустимий звичайний річний валовий дохід на основі кількості дітей-утриманців, зазначених у стовпці 1, який не повинен перевищуватися для отримання повного або часткового звільнення від податку, що утримується.

Після визначення річного валового доходу можуть виникнути два сценарії:

1. Якщо річний дохід перевищує поріг, звільнення не надається.

2. Якщо річний дохід не перевищує порогу, буде застосовано звільнення.

Сума цього звільнення відповідає різниці між річним валовим доходом та пороговою сумою.

Звичайно, якщо ця різниця перевищує базову суму податку, що утримується, податок, що утримується, сплачуватися не буде.

Кількість дітей	Макс. дохід (EUR)
1	18 400,00
2	21 930,00
3	28 270,00
4	35 330,00
5	42 390,00
6	49 450,00
7	56 510,00
8	63 570,00
9	70 630,00
10	77 690,00
11	84 750,00
12	91 810,00

Зменшення податку

Якщо немає підстав для повного або часткового звільнення виняткової допомоги від утримання податку, все ще можливо надати зменшення утримуваного податку.

Щоб визначити право на це зменшення, необхідно перевірити, чи перевищує звичайна річна валова заробітна плата певний вищий поріг, який змінюється залежно від кількості дітей-утриманців [3]. Цей поріг є вищим, ніж той, що використовується для цілей звільнення.

Дитина з інвалідністю зараховується як дві.

Метод передбачає використання таблиці з трьома стовпцями:

• Стовпець 1: Вказує кількість дітей-утриманців (до максимуму 5).

• Стовпець 2: Визначає відсоток зменшення утримуваного податку на основі кількості дітей-утриманців, зазначених у Стовпці 1, який не повинен перевищуватися для отримання права на зменшення.

• Стовпець 3: Показує порогову суму, яка не повинна перевищуватися, що відповідає кількості дітей-утриманців, зазначених у Стовпці 1.

Можуть виникнути два сценарії:

1. Якщо порогова сума перевищена, зменшення не буде надано.

2. Якщо порогова сума не перевищена, до суми утримуваного податку буде застосовано зменшення до відсоткової ставки, визначеної у Стовпці 2.

Для співробітників з дітьми на утриманні застосовуються податкові пільги наступним чином:

Кількість дітей	Зниження (%)	Макс. дохід
1	7,5%	28 245,00
2	20,0%	28 245,00
3	35,0%	31 070,00
4	55,0%	36 720,00
5+	75,0%	39 550,00

Остаточний розрахунок податку

Остаточна сума утримуваного податку становить:

\[\text{Податок} = \text{Валова тринадцята заробітна плата} \times \text{Застосовна ставка податку} - \text{Знижка (якщо застосовується)}\]

Отриманий податок вираховується з валової тринадцятої заробітної плати для визначення чистої суми, що підлягає виплаті співробітнику.

Розрахунок враховує тривалість роботи, відсутності, змінний дохід та застосовні податки, що утримуються. Odoo автоматизуєці розрахунки для забезпечення відповідності бельгійському трудовому законодавству та податковим нормам.

Як це зробити в Odoo

Перейдіть до Застосунок Зарплата ‣ Розрахункові листки ‣ Пакети і створіть новий запис з дійсними датами (тут грудень 2024).

Потім натисніть кнопку Створити розрахункові листки, виберіть CP200: Бельгійський співробітник Тип структури заробітної плати та CP200: 13-та зарплата співробітників Структура заробітної плати. Ви також можете відфільтрувати відповідних співробітників за Відділом та / або Посадою.

Після підтвердження для кожного співробітника генерується розрахунковий листок.

Тепер ви можете перевірити різні розрахункові листки перед підтвердженням. Після підтвердження PDF-файли генеруються та розміщуються на порталах співробітників, як і для звичайних розрахункових листків.

Відшкодування відпускних виплат

Цей документ пояснює, як Odoo розраховує відшкодування відпускних виплат (як простих, так і подвійних) для співробітників у Бельгії, які змінили роботодавців. Коли співробітник переходить з однієї компанії в іншу, його попередній роботодавець, можливо, вже сплатив відпускні за попередній рік. Ця сума повинна бути відшкодована новим роботодавцем, і цей посібник описує, як це керується в Odoo.

Розуміння відпускних виплат у Бельгії

У Бельгії співробітники мають право на щорічну відпустку та відповідні відпускні виплати, які складаються з:

• Прості відпускні: Регулярні виплати заробітної плати за дні взятої відпустки.

• Подвійні відпускні: Додаткова виплата, зазвичай рівна приблизно 92% валової місячної заробітної плати, яка надається, коли співробітники беруть свою щорічну відпустку.

Коли співробітник змінює роботу, його попередній роботодавець міг уже виплатити ці суми. Щоб уникнути подвійної виплати, новий роботодавець повинен відшкодувати вже виплачені суми.

Відшкодування простої відпускної винагороди

Відшкодування простої відпускної винагороди в Odoo базується на наступних критеріях:

1. Відшкодування застосовується, якщо співробітник брав відпустку в поточному році, а його попередній роботодавець уже виплатив відпускні.

2. Розрахунок враховує кількість днів відпустки та годин роботи на тиждень.

3. Процес відшкодування поділяється на:

   • Рік N: Відшкодування відпускних за поточний рік.

   • Рік N-1: Відшкодування відпускних за попередній рік.

Система перевіряє:

• Чи була дата першого контракту співробітника з компанією в попередньому році.

• Чи має співробітник очікувану суму відшкодування відпускних.

• Чи не було відшкодування вже оброблено.

• Чи брав співробітник щорічну відпустку.

Якщо всі умови виконуються, Odoo розраховує суму, яка підлягає вирахуванню із зарплати, щоб врахувати відпускні, вже отримані від попереднього роботодавця.

Відшкодування подвійної відпускної винагороди

Відшкодування подвійної відпускної винагороди виконується за наступними кроками:

1. Система перевіряє контракт співробітника та визначає тривалість його роботи.

2. Валова зарплата розраховується на основі контракту співробітника.

3. Визначається кількість місяців, відпрацьованих у попередньому році.

4. Порогова сума обчислюється наступним чином:

   \[\text{Threshold} = \text{Поточна місячна зарплата} \times \text{Місяці роботи в попередньому році} \times \text{Ставка зайнятості} \times 7.67%\]

   Якщо сума в довідці про відпустку від попереднього роботодавця нижча за цей поріг, обмеження не застосовується.

5. Система відшкодовує меншу з величин:

   • Розрахований поріг.

   • Фактична сума, виплачена попереднім роботодавцем.

Якщо співробітник пропрацював понад 12 місяців у поточній компанії, відшкодування подвійної відпускної виплати не потрібне.

Як налаштувати в Odoo

У формі співробітника на вкладці Налаштування ви можете ввести різні суми з довідок про відпустку, наданих новим співробітником.

Для простого відшкодування відпускних виплат потрібно ввести:

• Кількість днів оплачуваної відпустки

• Сума для відшкодування співробітником

Примітка

Поле Відшкодована сума відображає суму, яку вже відшкодовано.

Для відшкодування подвійних відпускних виплат потрібно ввести рядок для довідки про відпустку кожного роботодавця. Кожен рядок має містити:

• # Місяців (кількість місяців), які співробітник пропрацював у цього роботодавця

• Сума, надана співробітнику

• Ставка зайнятості

Odoo використовує ці дані для розрахунку ліміту відшкодування. Якщо зараз у співробітника нижча зарплата, повну суму відшкодувати неможливо.

Порада

Будьте обережні, щоб не змішувати довідки про відпустку за поточний рік (N) і попередній рік (N-1).

Для простого відшкодування відпускних виплат система вираховує суму з кожного періоду законної відпустки, доки:

1. Загальна сума була повністю відшкодована, або

2. Кількість днів відпустки була зіставлена (якщо поточна зарплата співробітника нижча, ніж раніше).

Після того, як розрахунковий листок затверджено та оплачено, відшкодована проста відпускова оплата відображається у формі перегляду співробітника.

У розрахунковому листку з подвійною відпусковою оплатою натисніть Обчислити відшкодування подвійної оплати, щоб відкрити майстер, який допоможе розрахувати суму для відшкодування.

У майстрі Обчислення відшкодування подвійної оплати ви знайдете:

• Відповідні відпускові довідки, перелічені в Рядках зайнятості

• Суму Подвійної оплати для відшкодування на основі порогового значення

Ця сума доступна для редагування, якщо потрібні ручні коригування.

Після затвердження відшкодування подвійної оплати застосовується до розрахункового листка.

Odoo автоматизує відшкодування як простої, так і подвійної відпускової оплати, забезпечуючи відповідність бельгійському трудовому законодавству. Аналізуючи деталі контракту, тривалість працевлаштування та попередні платежі, Odoo розраховує необхідні відрахування та запобігає дублюванню виплат відпускових.

Індивідуальні рахунки

Вступ

Індивідуальний рахунок надає працівникам детальний огляд їхніх заробітків, відрахувань (таких як внески на соціальне страхування, податок, що утримується, тощо) та відпрацьованих днів за розрахунковий період. Крім того, він містить всі відповідні адміністративні дані, пов’язані з оплатою праці.

Необхідна інформація в індивідуальному рахунку

Індивідуальний рахунок повинен містити декілька обов’язкових деталей, визначених Королівським декретом.

Ідентифікація роботодавця:

• Назва, адреса, номер ONSS, номер ONVA

• Відповідний спільний комітет (або підкомітет)

• Назва фонду відпусток для працівників

• Страхова компанія для нещасних випадків на виробництві

• Затверджений соціальний секретаріат

• Відповідні реєстраційні номери

Ідентифікація працівника:

• Ім’я, адреса, дата народження, стать, податковий статус

• Тип трудового договору, посада, професійна кваліфікація

• Місце роботи (або примітка, якщо працює в кількох місцях)

• Дата початку та закінчення роботи

• Табельний номер співробітника, початкова зарплата

• Складові винагороди та періодичність виплат

Складові винагороди:

• За розрахунковий період (щоденно, щотижня, двічі на місяць або щомісяця):

  • Кількість робочих днів і годин (звичайних, додаткових та понаднормових)

  • Дні переривання роботи та причини (хвороба, відпустки, святкові дні, відгульні дні, компенсаційні дні відпочинку тощо)

  • Фіксована або погодинна зарплата, змінна винагорода, бонуси, талони на харчування, еко-ваучери, відпускні (включаючи дострокові відпускні, якщо застосовується), вихідна допомога, бонуси до кінця року (відповідно до галузевих або інших колективних трудових угод), виплати в натуральній формі та їхня орієнтовна вартість

  • Загальна сума всіх складових винагороди

  • Суми, які підлягають соціальним та податковим відрахуванням

  • Різні соціальні та податкові відрахування: особисті внески до ONSS, утримуваний податок, спеціальні внески до соціального забезпечення

  • Чиста сума, що підлягає виплаті працівнику

  • Інші виплати, здійснені роботодавцем, включаючи відшкодування транспортних витрат, надбавки та інші платежі

• За квартал:

  • Кількість фактичних робочих днів

  • Дні переривання роботи за причиною

  • Загальна винагорода, що підлягає соціальним внескам

  • Суми соціальних внесків співробітника

• За рік:

  • Загальні суми, що підлягають соціальним внескам

  • Суми соціальних внесків співробітника

  • Оподатковувана винагорода та інші суми

  • Сума утриманого податку

Відповідальність за створення та оновлення індивідуального рахунку

Бельгійські роботодавці, які використовують Odoo Зарплата, можуть генерувати індивідуальні рахунки своїх працівників.

Однак для забезпечення точного ведення обліку роботодавці повинні:

• Забезпечити виплату передбачених галуззю річних бонусів

• Переконатися, що всі державні свята, законні дні відпустки та дні компенсаційного відпочинку використані до кінця року

• Планувати колективну відпустку та перенесені державні свята заздалегідь

• Виплатити працівникам відпускні (включаючи дострокові відпускні, якщо застосовується)

• Розподілити належні еко-ваучери

• Сплатити будь-які необхідні транспортні витрати між домом і роботою

Якщо ці зобов’язання виконані, відповідні дані будуть включені до індивідуального рахунку.

Зберігання та термін зберігання індивідуального рахунку

Індивідуальний рахунок є соціальним документом, який роботодавець повинен зберігати протягом встановленого періоду після його створення.

Роботодавці можуть зберігати індивідуальні рахунки:

• За адресою, зареєстрованою в ONSS

• На робочому місці

• За місцем проживання або зареєстрованим офісом, якщо він знаходиться в Бельгії; в іншому випадку — за місцем проживання призначеного агента в Бельгії

• В офісі затвердженого соціального секретаріату, якщо є членство

Записи повинні зберігатися в читабельному вигляді та у форматі, що дозволяє ефективний нагляд. Термін зберігання становить п’ять років з кінця річного закриття рахунку.

Коли працівники повинні отримати копію свого індивідуального рахунку?

Кожен працівник повинен отримати копію свого індивідуального рахунку:

• Під час працевлаштування: До 1 березня наступного року

• При закінченні працевлаштування: Протягом двох місяців після закінчення кварталу, в якому закінчився контракт

• Якщо після припинення контракту відбуваються додаткові виплати: Копія, що відображає додаткову виплату, повинна бути надана протягом двох місяців після виплати

Крім того, роботодавці повинні видати спрощений індивідуальний рахунок з певними даними працівника та роботодавця протягом двох місяців від дати початку працевлаштування працівника.

Будь-які зміни обов’язкових даних, таких як посада або місце роботи, повинні бути повідомлені письмово (наприклад, оновлений спрощений індивідуальний рахунок) протягом одного місяця від дати набуття чинності зміни.

Генерування індивідуальних рахунків в Odoo

Перейдіть до Застосунок Зарплата ‣ Звітність ‣ Бельгія ‣ Індивідуальні рахунки.

Потім виберіть звітний рік і натисніть кнопку Заповнити. .pdf відображаються, як тільки вони стають доступними, і генеруються по 30 за раз, це може зайняти деякий час залежно від кількості співробітників.

На першій сторінці наведено Інформацію про роботодавця та Інформацію про співробітника.

Наступна сторінка відображає всі відпрацьовані дні співробітника та рядки розрахункового листка, місяць за місяцем, розділені за структурою (наприклад, бонус на кінець року та щомісячна оплата).

Наступна сторінка відображає ту саму інформацію поквартально та підсумовану за весь рік.

Після створення всіх PDF-файлів їх можна опублікувати на порталі документів співробітника, якщо програму Документи встановлено та належним чином налаштовано.

Встановіть прапорець для кожного співробітника, чиї документи ви бажаєте опублікувати, і натисніть кнопку Опублікувати PDF.

Інтелектуальна власність і листи 273

Вступ

Декларація 273S використовується для Передоплати з мобільного доходу (Pr.M), яка стосується оподаткування Авторських прав і Суміжних прав (також відомих як Revenus Mobilier). Це специфічні види доходу, які підлягають особливому податковому режиму в певних юрисдикціях.

Цей документ надає користувачам важливу інформацію про те, як декларація 273S функціонує в Odoo для звітування про дохід, отриманий від цих прав, включаючи застосовні податкові ставки та умови.

Податкові ставки та розрахунок

Чистий дохід від авторських прав і суміжних прав оподатковується за конкретною ставкою 15%. Однак фактична податкова ставка може змінюватися залежно від застосування фіксованих відрахувань. Ці фіксовані ставки зменшують оподатковувану суму, що призводить до нижчої ефективної податкової ставки для нижчих доходів.

Ключові моменти оподаткування:

• Ефективна податкова ставка:

  • Для доходів нижче першого фіксованого порогу ефективна податкова ставка може становити лише 7,5%.

  • Для доходів, що досягають фіксованої межі 37 500 EUR (індексується щорічно), ставка може зростати до 12%.

• Додаткові податки: дохід від авторських прав і суміжних прав повинен бути задекларований у декларації про особистий прибутковий податок. У результаті муніципальні надбавки також можуть застосовуватися до податку.

Передоплата податку здійснюється через утримання податку з доходу. Боржник доходу (наприклад, роботодавець або компанія, що сплачує роялті) повинен подати декларацію 273S до податкових органів. Ця ставка податку, що утримується, становить загалом 15%, але для доходів, що перевищують індексовану межу 37 500 EUR, ставка збільшується до 30%.

Переваги авторських прав у трудових договорах

Компанії можуть пропонувати податково вигідну винагороду своїм директорам або співробітникам, надаючи Авторські права. Ці права підлягають 15% податку, що утримується, але є фіксовані відрахування, які роблять цей податковий режим дуже вигідним, особливо коли доходи нижчі.

Важливі міркування:

• Творчі роботи: Щоб мати право на захист авторських прав, робота повинна бути творчою, оригінальною та зафіксованою в матеріальній формі. Прості ідеї або концепції не підлягають захисту.

• Вимога до використання: З 1 січня 2023 року нове положення вимагає, щоб передані або ліцензовані захищені роботи використовувалися, тобто вони повинні використовуватися для публічної комунікації, виконання, представлення або відтворення.

• Право на податкові пільги: Щоб скористатися пільговим податковим режимом, власник прав повинен відповідати певним критеріям, таким як:

  • Володіння «Сертифікатом художнього твору».

  • Ліцензування або передача прав третій стороні для публічної комунікації або відтворення.

• Обмеження співвідношення доходу: Частка доходу від авторських прав відносно звичайної заробітної плати буде обмежена 30%, причому 70% загального доходу оподатковуватиметься звичайним податком на прибуток.

• Граничний обсяг доходу: Абсолютна межа для доходу, що кваліфікується за цим режимом, залишається 37 500 EUR (індексовано до 70 220 EUR для податкового року 2024).

Якщо ваш середній дохід за останні чотири роки перевищує цю межу, ви більше не матимете права на пільговий податковий режим.

• Запит на рішення: Для більшої ясності щодо обсягу та винагороди за передачу авторських прав можна подати запит на попередню угоду з податковими органами (так звану постанову).

Податковий режим доходу від авторських прав

З 2008 року дохід від передачі або ліцензування авторських прав має пільговий податковий режим. Зокрема, дохід підлягає:

• 15% податку у джерела до індексованої межі 70 220 EUR (податковий рік 2023).

• Фіксовані відрахування:

  • 50% фіксоване відрахування застосовується до перших 18 720 EUR доходу.

  • 25% фіксоване відрахування застосовується до наступних 18 730 EUR (від 18 720 EUR до 37 450 EUR).

Приклад податкового впливу:

Наприклад, якщо директор компанії отримує 10 000 EUR доходу від авторських прав, він сплатить 750 EUR податку (15% від доходу після фіксованих відрахувань), залишаючи чистий дохід 9 250 EUR. Це призводить до ефективної ставки податку 7,5% на дохід від авторських прав.

Інтеграція Odoo для декларації 273S

Користувачі Odoo можуть ефективно керувати поданням декларації 273S для доходу від авторських прав та суміжних прав через модуль Зарплата Odoo. Ось короткий огляд того, як це можна зробити:

Налаштування авторських прав в Odoo

У формі перегляду співробітників переконайтеся, що прапорець Інтелектуальна власність увімкнено, а також вказано виділений відсоток заробітної плати.

Після створення розрахункового листка частина IP обчислюється на основі відсотка інтелектуальної власності та валової заробітної плати. Податок обчислюється відповідно на основі суми доходу.

Створення форми 273S

Odoo може автоматично створювати форму 273S на основі даних про дохід, введених у систему. Переконайтеся, що всі необхідні дані, включаючи суму доходу, що підлягає оподаткуванню, введені точно.

Перейдіть до Застосунок Зарплата ‣ Звітність ‣ Бельгія ‣ Аркуш 273S, щоб створити Новий запис.

Виберіть довідковий Рік і Місяць, потім натисніть Експортувати файл XML, щоб створити декларацію. Натисніть Експортувати файл PDF, щоб створити друковані деталі.

У першому розділі PDF наведено інформацію про компанію та загальну декларацію.

У другому розділі наведено конкретну інформацію про співробітників.

Подання декларації 273S

Після створення XML-файлу компанія або боржник доходу може подати його до податкових органів безпосередньо через MyMinfin. Відстежуйте терміни подання та оплати, щоб забезпечити своєчасне подання та дотримання вимог.

Висновок

Декларація 273S є важливим інструментом для компаній та осіб, які користуються пільговим податковим режимом щодо авторських прав та суміжних прав. Використовуючи функції управління податками Odoo, користувачі можуть забезпечити дотримання вимог, оптимізуючи свої податкові зобов’язання.

Для подальшої допомоги зверніться до податкового консультанта.

Представницькі витрати

Вступ

Представницькі витрати повинні бути розподілені в розрахунковому листку між серйозними та несерйозними представницькими витратами. За замовчуванням поріг встановлено на рівні €283,73, але його можна коригувати залежно від того, що компанія може юридично обґрунтувати.

Витрати на представництво налаштовуються у формі контракту співробітника в полі Витрати на представництво.

На розрахунковій відомості відображаються два або один рядок залежно від того, чи перевищує сума витрат на представництво поріг чи ні.

Розбивка порогу

Лише частина витрат на представництво пропорційно розподіляється, оскільки певні витрати повністю покриваються компанією. Ці фіксовані витрати включають:

\[\begin{split}\text{€}283.73\text{ Всього} = \begin{cases} + \text{ €148.73 (Податок, з 2021 року - коронавірус)} \\ + \text{ €30 (Інтернет)} \\ + \text{ €25 (Телефон)} \\ + \text{ €80 (Витрати на управління автомобілем)} \\ \end{cases}\end{split}\]

Серйозна частина витрат на представництво не пропорційно розподіляється, тоді як несерйозна частина пропорційно розподіляється на основі робочого часу.

Перейдіть до Застосунок Зарплата ‣ Налаштування ‣ Зарплата ‣ Параметри правил і знайдіть запис CP200: Поріг витрат на представництво. Потім адаптуйте поточне значення або введіть нове з певної дати.

Примітка

Можна визначити на основі посади, які посади відповідають певним критеріям на вкладці Зарплата.

Розрахунок витрат на представництво

Умови виплати

Витрати на представництво надаються лише якщо:

• Співробітник отримує базову зарплату, і

• Співробітник працював принаймні частину часу, якщо тільки не виконується симуляція зарплати.

Якщо співробітник перебуває у повній відпустці (без жодних робочих днів), він не має права на витрати на представництво.

Визначення ставки робочого часу

• Кількість робочих днів на тиждень витягується з контракту співробітника.

• Якщо у співробітника є періоди непрацездатності (наприклад, хвороба), розрахунок коригує ставку робочого часу відповідно:

  • Визначається загальна кількість годин непрацездатності.

  • Якщо компанія дотримується двотижневого графіка, години непрацездатності діляться на два.

  • Коефіцієнт непрацездатності розраховується так:

    \[\text{incapacity rate} = 1 - \frac{\text{incapacity hours}}{\text{total weekly hours}}\]

  • Підсумковий коефіцієнт робочого часу потім коригується шляхом множення на коефіцієнт непрацездатності.

Застосування порогу та правил пропорційного розподілу

• Застосовується стандартний поріг (283,73 €), якщо його не було скориговано компанією.

• Якщо співробітник працював за графіком повного робочого дня, він отримує повну суму представницьких витрат без зменшення.

• Якщо співробітник працює неповний робочий день (за контрактом або через credit), пропорційно розподіляється лише несуттєва частина витрат.

  • Формула пропорційного розподілу для несуттєвих витрат:

    \[\text{adjusted amount} = \text{threshold} + (\text{total fees} - \text{threshold}) \times \frac{\text{work time rate}}{100}\]

• Якщо у співробітника є пропущені робочі дні, підсумкова сума додатково коригується:

  • Спочатку розрахуйте щоденне зменшення:

    \[\text{daily reduction} = \frac{(\text{total amount} - \text{threshold}) \times 3}{13 \times \text{days per week}}\]

  • Потім розрахуйте підсумкову суму:

    \[\text{final amount} = max(0, \text{total amount} - \text{daily reduction} \times \text{missing days})\]

Підсумковий розрахунок

• Якщо співробітник відповідає всім умовам, підсумкова сума представницьких витрат округлюється до двох десяткових знаків для цілей зарплати.

• Співробітники, які працюють за повним графіком, отримують повне відшкодування, тоді як ті, хто працює скорочені години, мають пропорційно розподілену несуттєву частину.

Висновок

Цей розрахунок забезпечує справедливий розподіл представницьких витрат шляхом розрізнення між фіксованими суттєвими витратами та пропорційно розподіленими несуттєвими витратами. Компанія може коригувати поріг (283,73 € за замовчуванням) на основі обґрунтованих ділових витрат.

Співробітники, які працюють повний робочий день, отримують повну суму представницьких витрат, тоді як ті, хто працює неповний робочий день або має відсутності, отримують лише пропорційну частину несуттєвих витрат.

Лікарняний та рецидив

У Бельгії лікарняний регулюється відповідно до двох основних режимів:

• З гарантованою зарплатою: Роботодавець продовжує виплачувати заробітну плату працівника протягом певного періоду.

• Без гарантованої зарплати: Працівник отримує виплати від лікарняної каси після закінчення періоду гарантованої зарплати.

Лікарняний з гарантованою зарплатою

Гарантована зарплата — це період, протягом якого роботодавець продовжує виплачувати заробітну плату працівника, який не може працювати.

Співробітники: Роботодавець виплачує 100% заробітної плати протягом першого повного місяця непрацездатності. Після цього періоду, якщо непрацездатність триває, працівник переходить під режим лікарняної каси.

Лікарняний без гарантованої зарплати

Після закінчення періоду гарантованої зарплати виплати бере на себе ONEM (Національна служба зайнятості) або лікарняна каса.

• Тривала хвороба: Непрацездатність тривалістю понад 30 днів призводить до виплат від лікарняної каси.

• Рецидив: Якщо працівник повертається на роботу, а потім знову захворює з тієї ж причини протягом 14 днів, це може вважатися рецидивом, і правила гарантованої зарплати можуть бути скориговані.

Управління в Odoo

В Odoo лікарняний автоматично обробляється, якщо відсутність пов’язана з типом робочого запису Лікарняний.

• Реєстрація відпустки: Співробітник реєструє свою відсутність через модуль Відпустки.

• Автоматизація робочих записів: Якщо запит схвалено, Odoo автоматично генерує відповідні робочі записи.

• Вплив на зарплату: Гарантована зарплата автоматично розраховується відповідно до налаштованих правил на основі статусу працівника (співробітник).

• Компенсація після гарантованої зарплати: Після закінчення періоду гарантованої зарплати Odoo коригує робочі записи, щоб відобразити перехід до лікарняної каси.

Таким чином, Odoo забезпечує безперебійне та сумісне з нормами управління лікарняними відповідно до бельгійського законодавства.

Соціальний баланс

Вступ

Соціальний баланс було введено законом від 22 грудня 1995 року в рамках заходів щодо реалізації багаторічного плану зайнятості. Компанії, які зобов’язані подавати річну звітність (включно з деякими, що не зобов’язані публікувати таку звітність — див. веб-сайт Національного банку Бельгії для деталей), також повинні готувати та подавати соціальний баланс до Національного банку Бельгії.

Королівський указ від 4 серпня 1996 року включає Соціальний баланс до річних звітів, зокрема як додаток. Це робить його невід’ємною частиною фінансової звітності компанії.

Зміст Соціального балансу

Зміст Соціального балансу визначається Королівським указом від 30 січня 2001 року, що імплементує Кодекс компаній. Соціальний баланс складається з кількох розділів:

• Розділи I та II: Інформація про працевлаштованих осіб та рух персоналу протягом фінансового року.

• Розділ III: Ініціативи, пов’язані з навчанням.

Оскільки Соціальний баланс є частиною річних звітів компанії, робоча рада отримує цю інформацію в рамках своєї місії щодо економічної та фінансової інформації.

Крім того, робоча рада отримує дані про пільги, пов’язані з працевлаштуванням, разом із щорічною інформацією про зайнятість (Trillium). Ці дані були повністю інтегровані до Соціального балансу до 2008 року.

Сфера застосування Соціального балансу

Соціальний баланс містить конкретні дані, пов’язані зі складом робочої сили, плинністю кадрів та навчальними програмами. Деякі організації, які не зобов’язані публікувати річні звіти, все ще повинні подавати окремий Соціальний баланс. Це стосується насамперед певних лікарень та приватних юридичних осіб, які працевлаштовують щонайменше 20 осіб у перерахунку на повну зайнятість (FTE).

Будь-яка компанія, асоціація чи фонд, які мають щонайменше 20 працівників у середньому за рік (у перерахунку на FTE), повинні заповнити та подати Соціальний баланс.

Соціальний баланс є частиною:

• «Інших документів, що подаються згідно з Кодексом компаній та асоціацій» (для компаній);

• «Пояснювальних приміток» (для асоціацій та фондів).

Зобов’язання за типом юридичної особи

Компанії, асоціації та фонди, зобов’язані публікувати Соціальний баланс

Для бельгійських компаній, які працевлаштовують щонайменше один FTE:

• Стандартизована модель: Ця схема включає розділ «Соціальний баланс», який повинен бути заповнений.

• Специфічна модель: Якщо використовувана модель не включає Соціальний баланс, він повинен бути наданий окремо.

Для бельгійських асоціацій та фондів, які працевлаштовують щонайменше 20 FTE:

• Стандартна модель: Включає розділ «Соціальний баланс», який повинен бути заповнений.

• Специфічна модель: Окремий соціальний баланс необхідно подати, якщо обрана модель його не включає.

Асоціації та фонди з менш ніж 20 еквівалентами повної зайнятості можуть добровільно заповнити соціальний баланс, але законодавчо це не є обов’язковим.

Для іноземних компаній, таких як філії іноземних корпорацій та іноземні неприбуткові організації (ASBL) з діяльністю в Бельгії, соціальний баланс застосовується лише до їхніх бельгійських операцій.

Соціальний баланс оприлюднюється Центральним офісом балансових звітів як частина подання фінансової звітності.

Суб’єкти, зобов’язані подавати окремий соціальний баланс

Певні організації, які не зобов’язані публікувати річні звіти, все одно повинні подавати соціальний баланс до Центрального офісу балансових звітів. Ці дані використовуються виключно для статистичних цілей і не оприлюднюються. Подання в цих випадках є безкоштовним.

Цей виняток застосовується до:

• Лікарень, якщо вони не структуровані як товариства з обмеженою відповідальністю або великі ASBL, які повинні подавати повну фінансову звітність, включаючи інтегрований соціальний баланс.

• Приватних юридичних осіб, які не зобов’язані подавати річні звіти, але мають щонайменше 20 працівників.

Необхідна модель залежить від типу суб’єкта:

• Лікарні повинні використовувати повну або скорочену модель соціального балансу залежно від їхнього розміру.

• Іноземні суб’єкти повинні використовувати повну або скорочену модель соціального балансу залежно від розміру їхніх бельгійських закладів.

• Приватні юридичні особи з щонайменше 50 працівниками повинні використовувати повну модель, тоді як ті, що мають 20-49 працівників, можуть використовувати скорочену модель.

Моделі соціального балансу

Останні версії моделей соціального балансу можна знайти за наступними посиланнями:

• Повна модель

  • PDF: Повний соціальний баланс PDF

  • Word: Повний соціальний баланс Word

• Скорочена модель

  • PDF: Скорочений соціальний баланс PDF

  • Word: Скорочений соціальний баланс Word

Допомога у заповненні соціального балансу

Для отримання інструкцій щодо заповнення соціального балансу зверніться до таких ресурсів:

• Висновок CNC S100: Запитання та відповіді щодо соціального балансу

• Висновок CNC 2009/12: Соціальний баланс та statutory працівники

• Пояснювальна записка: Інформація про навчальні заходи

Подання окремого соціального балансу

Окремий соціальний баланс потрібно подати онлайн у форматі PDF через додаток Filing. Модель можна вибрати в розділі Інші документи, з опціями для Скорочений соціальний баланс або Повний соціальний баланс.

Для отримання додаткової інформації відвідайте веб-сайт Національного банку Бельгії: www.nbb.be.

Створення соціального балансу в Odoo

Перейдіть до Додаток Зарплата ‣ Звітність ‣ Бельгія ‣ Соціальний баланс та виберіть референтний Період.

Потім натисніть Експортувати в PDF або Експортувати в XLSX, щоб створити соціальні баланси, що містять усі дані, доступні у вашій базі даних Odoo.

Різні фрагменти інформації розділені за статтю або за графіком роботи (неповний робочий день, повний робочий день, еквівалент повного робочого дня) за весь період та помісячно, як того вимагає Національний банк Бельгії.

Довідка про соціальне страхування

Довідка про соціальне страхування в Odoo надає детальний розклад усіх соціальних внесків, сплачених працівником або роботодавцем, розподілених за типом (наприклад, бонус на кінець року, відшкодування за приватний автомобіль, подвійна відпускна оплата тощо). Цей звіт особливо корисний для аудиторських компаній та для перевірки відповідності задекларованих сум бухгалтерським записам.

Доступ до довідки про соціальне страхування

Щоб створити сертифікат соціального забезпечення, виконайте такі кроки:

1. Перейдіть до Зарплата ‣ Звітність ‣ Бельгія ‣ Сертифікат соціального забезпечення.

2. Виберіть референсний Період.

3. Оберіть рівень агрегації даних Aggregation Level:

   • Вся компанія

   • За відділами

   • За співробітниками

Експорт звіту

Після того, як вибір зроблено, ви можете експортувати звіт у різних форматах:

• Натисніть Export to PDF, щоб створити версію сертифіката соціального забезпечення для друку.

• Натисніть Export to XLSX, щоб створити файл Excel, що містить усі відповідні дані.

Ця функція забезпечує повну прозорість і відповідність нормам соціального забезпечення в Бельгії.

Відпустка

Законна відпустка

Цей посібник надає огляд основних правил, що регулюють законне право на відпустку в Бельгії для роботодавців, які використовують Odoo.

Розрахунок права на відпустку

Ваше право на відпустку за поточний рік (N) визначається кількістю місяців, відпрацьованих у Бельгії протягом попереднього року (N-1).

Деталі розрахунку:

• Співробітники заробляють 2 дні відпустки на місяць на основі 6-денного робочого тижня.

• Право коригується для 5-денного робочого тижня: \((\text{Загальна кількість днів} \div 6) \times 5\).

Example

Якщо співробітник працював 7 місяців у попередньому році (N-1):

• 6-денний робочий тиждень: \(7 \times 2 = 14 \text{ днів}\)

• 5-денний робочий тиждень: \(14 \div 6 \times 5 = 11,67 \text{ днів}\)

Розрахунок неповного місяця:

• Відпрацьовано з 1-го по 10-е: зараховується повний місяць.

• Відпрацьовано з 11-го по 19-е: зараховується половина місяця.

• Відпрацьовано з 20-го і далі: місяць не зараховується.

Правила округлення:

• Менше 0,35: округлюється до 0.

• Від 0,35 до 0,74: округлюється до 0,5.

• 0,75 і більше: округлюється до 1.

Для співробітника на повній ставці це зазвичай становить 11,5 днів законної відпустки.

Максимальне право на відпустку

Співробітники мають право на максимум 4 тижні відпустки відповідно до їхнього робочого графіка. Якщо співробітник переходить між роботою на повну ставку і неповний робочий день, його право коригується відповідно.

Деталі розрахунку:

• 5-денний робочий тиждень: \(4 \times 5 = 20 \text{ днів}\)

• 4-денний робочий тиждень: \(4 \times 4 = 16 \text{ днів}\)

• 3-денний робочий тиждень: \(4 \times 3 = 12 \text{ днів}\)

Example

Якщо співробітник приєднався до Odoo 1 січня 2024 року і планує перейти на 3-денний робочий тиждень з 1 квітня 2024 року:

Крок 1: Розрахуйте право на відпустку на 2024 рік

• Співробітник пропрацював 9 місяців у 2023 році.

• Основа 6-денного робочого тижня: \(9 \times 2 = 18 \text{ днів}\)

• Скориговано для 5-денного робочого тижня: \(18 \div 6 \times 5 = 15 \text{ днів}\)

Крок 2: Перевірте максимальне право на відпустку

• Для 5-денного робочого тижня максимальне право становить 20 днів.

• Оскільки співробітник має право на 15 днів, він залишається в межах ліміту.

Крок 3: Скоригуйте право відповідно до нового графіка роботи

• З 1 квітня 2024 року співробітник переходить на 3-денний робочий тиждень.

• Максимальне право для 3-денного робочого тижня: \(3 \times 4 = 12 \text{ днів}\).

• Якщо відпустка не буде взята до 1 квітня, співробітник може взяти до 12 днів із свого 15-денного права.

• Решта 3 дні будуть врегульовані наприкінці року.

Це забезпечує відповідність бельгійським законодавчим нормам щодо відпусток та дозволяє роботодавцям ефективно управляти правами на відпустки в Odoo.

Розподіл законного вихідного часу

Це можливо згенерувати законний вихідний час для всіх ваших співробітників на початку нового року за допомогою майстра в Програма Зарплата ‣ Звітність ‣ Бельгія ‣ Розподіл оплачуваного вихідного часу.

На основі зайнятості ваших співробітників протягом минулого року кількість доступного вихідного часу попередньо обчислюється для кожного співробітника.

Після підтвердження для кожного окремого співробітника генерується чернетка розподілу, яка очікує на ручне підтвердження, що може бути виконано пакетно.

Європейська відпустка

Як це працює?

Якщо ви не підлягали бельгійським внескам ONSS до вступу на роботу в нашу компанію і не маєте права на законну відпустку, або якщо ваше право є неповним, ви можете подати заяву на європейську відпустку.

Щоб мати право на європейську відпустку в певному році, ви повинні пропрацювати принаймні 3 місяці протягом цього року, незалежно від того, чи працюєте у нас, чи в іншого роботодавця. Після виконання цієї вимоги ви отримаєте 5 днів європейської відпустки. Надалі ви будете накопичувати додаткові дні відпустки щомісяця таким чином:

• Після 3 місяців: 5 днів

• Після 4 місяців: 7 днів

• Після 5 місяців: 9 днів

• Після 6 місяців: 10 днів

• Після 7 місяців: 12 днів

• Після 8 місяців: 14 днів

• Після 9 місяців: 15 днів

• Після 10 місяців: 17 днів

• Після 11 місяців: 19 днів

Важливо

Загальна кількість законної відпустки та європейської відпустки не може перевищувати 20 днів на рік. Ви повинні використати всі свої законні відпустки перед тим, як брати європейську відпустку.

Право на європейську відпустку закінчується 31 грудня року, в якому воно набуте, і не може бути перенесено на наступний рік. Щоб мати право на європейську відпустку в новому році, ви повинні відпрацювати ще 3 місяці.

Як оплачуються ці дні?

Європейські відпустки — це оплачувані відпустки, взяті авансом від вашої «Подвійної відпускної виплати» (червнева додаткова виплата) на наступний рік. По суті, чим більше днів європейської відпустки ви візьмете в певному році, тим менше ви отримаєте як червневу додаткову виплату в наступному році.

Зміна графіка роботи

Цей посібник пояснює, як змінити графік робочого часу співробітника в бельгійському модулі зарплати Odoo. Зміна робочих годин співробітника впливає на розрахунок заробітної плати, розподіл відпусток та умови контракту.

Кроки для зміни графіка роботи співробітника

1. Перейдіть до контракту співробітника (Застосунок Зарплата ‣ Контракти) і виберіть контракт співробітника, графік роботи якого ви хочете змінити.

2. Натисніть на Дія і виберіть Зміна робочого графіка. Майстер відображає поточні деталі контракту та дозволяє встановити нові параметри робочого часу.

3. Встановіть новий робочий графік:

   • Виберіть новий Робочий графік з доступних календарів ресурсів.

   • Визначте Дату початку для зміни (обов’язково).

   • Якщо застосовно, вкажіть Дату закінчення.

   • Якщо встановлено прапорець Неповний робочий день, будь-яка різниця між довідковим календарем та новим календарем співробітника буде покрита за допомогою Типу робочого запису відсутності. Це гарантує, що місячна заробітна плата співробітника залишається незмінною, незалежно від кількості днів відсутності в даному місяці. Це налаштування необхідне для правильної конфігурації Кредиту часу, Батьківської відпустки або Медичного неповного робочого дня.

4. Коригуйте заробітну плату співробітника:

   • Майстер автоматично обчислює еквівалент заробітної плати повного робочого дня на основі нового робочого графіка.

   • Ви можете переглянути та змінити нову заробітну плату за необхідності.

5. Керування розподілом вихідних днів:

   • Виберіть відповідний Тип вихідного дня.

   • Odoo автоматично коригує право співробітника на вихідні дні на основі нового робочого графіка за допомогою наступної формули:

     \[\text{Новий розподіл вихідних днів} = \max(\min(\text{ Обчислений розподіл}, \text{ Максимальний розподіл}) + \text{ Використані відпустки}, \text{ Використані відпустки})\]

     • Обчислений розподіл — це очікуваний розподіл відпусток на основі нового графіка.

     • Максимальний розподіл — це максимальна кількість днів, дозволена відповідно до нового робочого часу.

     • Використані відпустки гарантують, що співробітник не отримає менше днів, ніж уже використано.

6. Визначтеся з подальшим контрактом

   • Якщо зміна робочого часу є тимчасовою, ви можете активувати Створення контракту після зміни, щоб автоматично створити контракт, який відновлює попередній робочий графік після вказаної дати закінчення.

7. Підтвердіть зміни

   • Натисніть Підтвердити, щоб застосувати новий робочий графік.

   • Якщо новий графік збігається з поточним, буде показано помилку.

   • Система створить новий контракт з оновленим робочим часом та заробітною платою.

   • Якщо попередній контракт існував, його буде закрито з датою завершення перед початком нового контракту.

Результат

• Новий робочий графік співробітника записується.

• Зарплата та права на відпустку коригуються відповідно.

• За необхідності створюється наступний контракт.

Експорт робочих записів

Що таке робочі записи?

У контексті зарплати робочі записи зазвичай відносяться до записів або документації, пов’язаної з робочими годинами та доходами співробітника за певний платіжний період. Ці записи є важливими для точного розрахунку та обробки компенсації співробітників.

Робочі записи в контексті зарплати є важливими як для співробітників, так і для роботодавців. Вони забезпечують прозорий та точний облік компенсацій і відрахувань співробітника, гарантуючи, що співробітникам виплачується правильна сума та дотримуються податкові та законодавчі вимоги. Програмне забезпечення та системи зарплати зазвичай використовуються для управління та автоматизації цих робочих записів, що робить процес нарахування зарплати більш ефективним та точним.

Основні концепції

Повне

В Odoo робочі записи в основному відносяться до записів часу (відстеження відвідувань), це робочі записи, що складаються з записів часу, які включають кількість годин, відпрацьованих співробітником протягом певного платіжного періоду. Ці записи можуть вказувати звичайний робочий час, понаднормові години та будь-яку іншу відповідну інформацію, пов’язану з часом, таку як перерви, оплачуваний вихідний, неоплачуваний вихідний, батьківську відпустку, credit-time тощо.

Робочі записи виконують подвійну роль в управлінні зарплатою. По-перше, вони дозволяють організаціям самостійно розраховувати розрахункові листи співробітників. По-друге, вони сприяють передачі відповідних даних зовнішнім постачальникам послуг з розрахунку зарплати, які потім використовують цю інформацію для розрахунку та створення розрахункових листів.

Робочі записи

• Вони мають назву: використовується для визначення типу запису (наприклад, Відвідування, Оплачувана відпустка тощо).

• Вони мають код зарплати: використовується в обчисленнях правил зарплати Odoo

• Вони мають зовнішній код: використовується для надання правильного коду робочого запису зовнішньому постачальнику послуг з розрахунку зарплати.

• Вони генеруються на основі конфігурації контракту та типів відпусток

• Вони мають тривалість, дату початку та завершення, стан і завжди пов’язані зі співробітником.

Типи робочих записів

• Вони є основним джерелом конфігурації для ваших робочих записів. Завдяки різним типам робочих записів ви зможете розрізняти записи часу ваших співробітників.

• Вони мають назву.

• Вони містять код, зовнішній код, код зарплати та колір для візуального відстеження.

• Вони дозволяють інші типи конфігурацій, такі як спосіб їх відображення в розрахункових листках, визначення того, чи слід розглядати цей тип робочого запису як оплачуваний чи неоплачуваний (наприклад, неоплачувана відпустка), визначення того, чи має цей тип робочого запису зв’язок з вихідними днями, чи є він дійсним для деяких переваг або як він повинен відображатися у вашій звітності.

Типи вихідних днів

Як зазначено вище, оскільки типи робочих записів можуть бути пов’язані з типом вихідного дня, ви також можете визначити тип робочого запису для кожного типу вихідного дня. У типі вихідного дня є зв’язок багато-до-одного з типом робочого запису.

Кроки для створення робочих записів вашого персоналу

1. Створіть усіх співробітників

2. Створіть контракт і встановіть його статус Діючий для кожного співробітника.

   У контракті виберіть Джерело робочого запису. Це вказує системі, як слід генерувати робочі записи для співробітника. Це може базуватися на:

   • Робочому графіку: Odoo використовує попередньо визначені робочі години та дні, встановлені в робочому графіку співробітника, для створення робочих записів. Це корисно для регулярних, передбачуваних змін.

   • Відвідуваннях: Робочі записи генеруються з записів відвідувань співробітника (тобто коли він відмічається на вході та виході).

   • Плануванні: Робочі записи створюються на основі затверджених змін або слотів, призначених співробітнику в додатку Планування (часто використовується для планування ролей, таких як роздрібна торгівля, ресторани тощо).

3. Генеруйте робочі записи щомісяця

   Odoo автоматично створює робочі записи в додатку Зарплата на основі джерела робочого запису контракту та різних взятих вихідних днів. Ви можете редагувати робочі записи вручну. Ви завжди можете вирішити регенерувати робочі записи вручну, але будьте обережні, якщо ви вже внесли деякі ручні зміни, Odoo регенерує робочі записи на основі того, що йому відомо (наприклад, ваш робочий графік та вихідні дні).

4. Управління конфліктами

   Конфлікти вказують на записи, які не можуть бути перевірені без вашого втручання. Це означає, що вам доведеться кваліфікувати запис і вирішити, який є правильним записом для визначення для часового періоду, якщо ви хочете мати можливість згенерувати розрахунковий листок або перевірити записи. Конфлікти виникають, коли є записи, що накладаються, або коли Odoo виявляє, що запит на вихідний день все ще очікує на перевірку. Наприклад, якщо співробітник позначений як присутній на роботі, і водночас є запит на оплачувану відпустку, який потрібно перевірити за той самий період, це конфлікт.

   Конфліктами можна керувати, фільтруючи конфліктні записи та вирішуючи розбіжність. Починаючи з Odoo 16.4, Odoo за замовчуванням фільтрує конфліктні записи. Для попередніх версій ви все ще можете фільтрувати конфліктні записи вручну або використовувати пункт меню конфліктів.

5. Після вирішення конфлікту ви можете або приступити до створення розрахункових листків для своїх співробітників, або експортувати свої робочі записи до відповідної установи.

Експорт робочих записів

Порада

Цей розділ про експорт робочих записів до SD Worx, але конфігурація та поведінка подібні для інших експортів до Partena, Group S та UCM.

Вступ

Ця інструкція допоможе вам зрозуміти, як модуль SD Worx (l10n_be_hr_payroll_sd_worx) в Odoo спрощує розрахунок зарплати, забезпечуючи простий експорт робочих записів. Цей посібник містить швидкі кроки для створення файлів .txt для прямого імпорту в календарі SD Worx, що економить час і забезпечує точність.

Перш за все, важливо розуміти, що прямої інтеграції між Odoo та SD Worx не існує. Немає автоматичного обміну інформацією в жодному з напрямків. Odoo не взаємодіє безпосередньо з SD Worx, і навпаки.

Як це працює?

Насправді Odoo забезпечує стандартизований експорт у форматі .txt для робочих записів співробітників, дозволяючи створити файл, який відповідає певному формату для введення цих записів у програмне забезпечення SD Worx.

Що це означає з точки зору управління даними?

Оскільки прямої інтеграції між обома системами не існує, це означає, що певні дані потрібно буде вводити вручну в обидві системи. Наприклад, коли ви створюєте нового співробітника в Odoo, вам також потрібно буде вручну створити співробітника в SD Worx (і навпаки). Ця вимога щодо ручного введення даних поширюється на різні аспекти, такі як контракти, робочі графіки, деталі зарплати та персональна інформація про співробітників.

По суті, вся інформація, необхідна для того, щоб SD Worx міг розраховувати зарплату та генерувати розрахункові листки, має бути вручну введена в обидві системи.

Яка перевага експорту в SD Worx?

Odoo — це інтегроване програмне забезпечення, яке може комплексно обробляти всі змінні елементи зарплати, включаючи особисту інформацію співробітників, деталі контрактів, різні типи відпусток та інші категорії робочих записів. Завдяки можливостям інтеграції Odoo ви можете отримати доступ до всіх цих важливих даних в одному централізованому місці, що робить їх легко доступними для вашої HR-команди та співробітників.

Ця інтеграція не лише забезпечує точність даних, але й підтримує узгодженість, зменшуючи ймовірність помилок при передачі інформації про робочі записи вашому зовнішньому постачальнику послуг з розрахунку зарплати. З цим модулем одним кліком створюється файл .txt, готовий для прямого імпорту в SD Worx, що оптимізує весь процес передачі даних.

Кроки для налаштування модуля SD Worx

Важливо

Ви повинні бути увійшли в бельгійську компанію, щоб наступні кроки працювали.

1. Встановіть модуль Belgium - Payroll - Export to SD Worx (l10n_be_hr_payroll_sd_worx).

2. Перейдіть до Застосунок Зарплата ‣ Налаштування ‣ Параметри, щоб заповнити поле Код SD Worx. Це код компанії SD Worx, ви отримуєте його безпосередньо з програмного забезпечення SD Worx. Коли ви створюєте компанію, вона має унікальний ідентифікатор, який потрібно встановити в цьому полі.

3. Для кожного співробітника на вкладці Налаштування заповніть поле Код SDWorx.

4. Для типів робочих записів на вкладці Налаштування також заповніть поле Код SDWorx.

Тепер ви можете експортувати свої робочі записи у форматі .txt SD Worx, відкривши майстер у Застосунок Зарплата ‣ Звітність ‣ Бельгія ‣ Експорт робочих записів до SDWorx.

Файл містить серію рядків, наприклад такий текстовий рядок: 1111110000024K2023042370100360

Кожен рядок представляє робочий запис, а структура викладена нижче:

• 111111 -> Код компанії SD Worx

• 0000024 -> Код співробітника SD Worx

• K -> Роздільник

• 20230423 -> Дата

• 7010 -> Код робочого запису SD Worx

• 0360 -> Тривалість (відредаговано)

Після експорту файлу .txt його можна безпосередньо імпортувати в цьому форматі в програмне забезпечення SD Worx. Це оновить календарі кожного співробітника.

Аркуші 274.XX

У цьому розділі наведено огляд декларації 274, її компонентів та способу її обробки в Odoo.

Декларація 274.10

Утримуваний податок є авансовим платежем з податку на професійний дохід. Він розраховується на основі вказівок, встановлених податковою адміністрацією. Хоча зменшення утримуваного податку зазвичай не дозволяється, працівники можуть попросити сплатити більше, щоб краще відповідати своїм остаточним податковим зобов’язанням.

Утримуваний податок має бути вирахуваний як із доходів працівників, так і з доходів директорів компанії. Якщо утримуваний податок є недостатнім, необхідно здійснити авансові податкові платежі, щоб уникнути додаткових податкових штрафів.

На практиці деякі працівники не інформують свого роботодавця про особисті зміни (наприклад, народження дитини), що може вплинути на розрахунок податків.

Утримуваний податок має декларуватися та сплачуватися щоквартально або щомісяця за формою 274. Ці декларації необхідно подавати через додаток FINPROF до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом.

Оподатковуваний дохід та відповідний утримуваний податок необхідно записувати у фіскальних формах винагороди 281.x та зведених звітах 325x. Роботодавці, які не повідомляють про це правильно, можуть бути притягнуті до штрафу в розмірі 309% від нерозкритих сум.

Податкова адміністрація порівнює задекларовані суми у формі 274 із сумами, повідомленими у фіскальних формах. Якщо платежі утримуваного податку є недостатніми, компанії може бути нараховано різницю. Якщо форму 274 подано без відповідного податкового платежу, застосовуються додаткові податкові штрафи.

Дуже важливо дотримуватися всіх адміністративних вказівок, щоб уникнути несподіваних податкових нарахувань.

Декларації 274.32, 274.33, 274.34

Звільнення від утримуваного податку для науковців

Компанії, які наймають наукових дослідників, можуть мати право на зменшення утримуваного податку за певних умов:

• Форма 281.32 застосовується до інженерів-будівельників та докторів наук.

• Форма 281.33 застосовується до працівників, які мають ступінь магістра.

• Форма 281.34 застосовується до працівників, які мають ступінь бакалавра.

Роботодавці, які займаються науковими дослідженнями, можуть мати право на звільнення від сплати податку, що утримується. Щоб кваліфікуватися, вони повинні зареєструвати свої науково-дослідні проєкти в Belspo. З 1 серпня 2023 року ця реєстрація має відбуватися до початку проєкту.

Деталі податкового звільнення

Ця податкова пільга дозволяє компаніям зберігати 80% податку, що утримується із зарплат дослідників. Однак ставка звільнення відрізняється для дослідників залежно від їхньої кваліфікації:

• Власники ступенів PhD та магістра: Повне звільнення на 80%.

• Власники ступеня бакалавра: 50% від повної суми звільнення.

• Для компаній, що не є МСП, цей ліміт додатково зменшується до 25%.

Звільнення застосовується лише до частини робочого часу, присвяченої науковим дослідженням, що охоплює фундаментальні дослідження, промислові дослідження або експериментальну розробку.

Це звільнення не впливає на чисту зарплату працівників.

Правила обмеження

Загальне звільнення, надане дослідникам зі ступенем бакалавра, обмежується 25% від звільнення, наданого власникам ступенів PhD та магістра. Для малих компаній (як визначено в статті 15 §§ 1-6 Кодексу про компанії) цей ліміт подвоюється. Ці правила залишаються незмінними з 1 січня 2020 року.

Як це працює в Odoo

Odoo автоматизує розрахунок та декларування звільнень від податку, що утримується, використовуючи попередньо визначені структури зарплати. Нижче наведено пояснення того, як система обробляє ці звільнення.

Перейдіть до Зарплата ‣ Звітність ‣ Аркуші 274.XX, щоб створити нову декларацію.

Виберіть довідковий Рік та Місяць, і різні суми будуть розраховані відповідно.

1. Розрахунок зарплати

   • Odoo розраховує валову зарплату та загальний податок, що утримується.

   • Система враховує конкретні компоненти зарплати, включаючи грудневі подвійні бонуси.

2. Фільтрація прийнятних платіжних відомостей

   • Враховуються платіжні відомості, пов’язані з контрактами, що стосуються досліджень.

   • Співробітники категоризуються на основі їхніх кваліфікацій (PhD, магістерський або бакалаврський ступені).

3. Розрахунок звільнення

   • Звільнення від податку, що утримується, розраховується як 80% від утриманої суми.

   • Звільнення для власників бакалаврського ступеня обмежуються згідно з нормативними актами.

4. Остаточні коригування

   • Система забезпечує відповідність правилам законодавчого обмеження.

   • За необхідності коригування здійснюються на основі загального наданого звільнення.

Натисніть Експортувати XML-файл, щоб створити файл для публікації на порталі FINPROF та структуроване повідомлення для прив’язки до вашого платежу.

Натисніть Створити аркуші 274.XX, щоб створити .pdf файли цих декларацій.

Примітка

Щоб звільнення працювало належним чином, Рівень сертифіката має бути правильно налаштований у формі співробітника.

Ставка Відсоток часу R&D також має бути вказана у формі контракту співробітника.

Якщо бухгалтерський додаток встановлено та він працює належним чином, ви також можете безпосередньо проводити різні суми у ваших бухгалтерських проводках за допомогою кнопки Провести бухгалтерські проводки.

Примітка

Якщо кнопка Провести бухгалтерські проводки відсутня у майстрі, вам потрібно налаштувати журнал та різні рахунки для кожного типу суми з Додаток Зарплата ‣ Налаштування ‣ Параметри.

У розділі Бельгійська локалізація заповніть кожен із рахунків бухгалтерських проводок Звільнення від податків, що утримуються.

Роботодавці, які використовують Odoo, можуть ефективно керувати та звітувати про звільнення від податків, що утримуються, забезпечуючи відповідність нормативним вимогам.

Для додаткової інформації зверніться до документації Odoo з фінансів або до вашого податкового консультанта.

Декларація 281.10

Вступ

Бельгійська фіскальна декларація 281.10 — це щорічна звітність, яку роботодавці повинні подавати до податкових органів, деталізуючи зарплати та пільги, надані кожному співробітнику. Ця декларація забезпечує точний розрахунок податків та відповідність бельгійським податковим нормам.

Створення декларації в Odoo

Odoo надає спрощений процес для створення декларації 281.10, пропонуючи як комплексний XML-файл для електронного подання, так і окремі PDF-файли для ведення обліку.

Глобальна XML-декларація

Щоб створити глобальний XML-файл в Odoo, перейдіть до Застосунок Зарплата ‣ Звітність ‣ 281.10 Sheet.

Потім створіть новий запис, вибравши референтний Рік.

Важливо

Параметри Тип відправлення та Тип обробки наразі є експериментальними і повинні залишатися зі своїми значеннями за замовчуванням, щоб забезпечити дійсну оригінальну декларацію.

Натисніть кнопку Заповнити, щоб створити список відповідних співробітників, потім натисніть кнопку Створити XML. З’явиться зелений індикатор для підтвердження успішного створення файлу.

Індивідуальна PDF-декларація

Щоб створити окремі PDF-файли для кожного співробітника, натисніть кнопку Заповнити. Для кожного співробітника, який отримав розрахунковий лист протягом референтного року, створюється рядок.

Примітка

PDF-файли генеруються автоматично партіями по 30, тому процес може зайняти деякий час.

Після створення всіх PDF-файлів їх можна опублікувати на порталі документів співробітника, якщо програму Документи встановлено та належним чином налаштовано.

Виберіть співробітників, документи яких ви хочете опублікувати, потім натисніть кнопку Опублікувати PDF.

Після публікації співробітники можуть отримати доступ до PDF-файлу з порталу документів через розумну кнопку Документи у своєму профілі.

Подання XML-декларації

Після створення XML-файлу його необхідно подати до бельгійських податкових органів. Переконайтеся, що ви знайомі з офіційним процесом подання.

XML-файли, що містять фіскальні дані для відправки через додаток Belcotax-on-web (BOW), мають бути конвертовані у формат .bow.

Ця конвертація вимагає використання модуля валідації, доступного у розділі Технічна документація.

Модуль валідації має дві передумови:

• Має бути встановлено Java 8.

• Центр сертифікації, який підписав модуль валідації, має бути визнаний.

Декларація 281.45

Вступ

Бельгійська фіскальна декларація 281.45 є щорічною заявою, яку суб’єкти господарювання мають подавати до податкових органів, детально описуючи суми авторських прав та суміжних прав, сплачених бенефіціарам. Ця декларація забезпечує точне податкове звітування та відповідність бельгійським податковим нормам.

Створення декларації в Odoo

Odoo забезпечує спрощений процес створення декларації 281.45, пропонуючи як комплексний XML-файл для електронної подачі, так і окремі PDF-файли для ведення обліку.

Глобальна XML-декларація

Щоб створити глобальний XML-файл в Odoo, перейдіть до Зарплата ‣ Звітність ‣ Форма 281.45.

Потім створіть новий запис, вибравши референтний Рік.

Важливо

Параметри Тип відправлення та Тип обробки наразі є експериментальними і повинні залишатися зі своїми значеннями за замовчуванням, щоб забезпечити дійсну оригінальну декларацію.

Натисніть кнопку Заповнити, щоб створити список відповідних співробітників, потім натисніть кнопку Створити XML. З’явиться зелений індикатор для підтвердження успішного створення файлу.

Індивідуальна PDF-декларація

Щоб створити окремі PDF-файли для кожного співробітника, натисніть кнопку Заповнити. Для кожного співробітника, який отримав розрахунковий лист протягом референтного року, створюється рядок.

Примітка

PDF-файли генеруються автоматично партіями по 30, тому процес може зайняти деякий час.

Після створення всіх PDF-файлів їх можна опублікувати на порталі документів співробітника, якщо програму Документи встановлено та належним чином налаштовано.

Виберіть співробітників, документи яких ви хочете опублікувати, потім натисніть кнопку Опублікувати PDF.

Після публікації співробітники можуть отримати доступ до PDF-файлу з порталу документів через розумну кнопку Документи у своєму профілі.

Подання XML-декларації

Після створення XML-файлу його необхідно подати до бельгійських податкових органів. Переконайтеся, що ви знайомі з офіційним процесом подання.

XML-файли, що містять фіскальні дані для відправки через додаток Belcotax-on-web (BOW), повинні бути конвертовані у формат .bow.

Ця конвертація вимагає використання модуля валідації, доступного у розділі Технічна документація.

Модуль валідації має дві передумови:

• Має бути встановлено Java 8.

• Центр сертифікації, який підписав модуль валідації, має бути визнаний.