Керування вхідними повідомленнями

Вхідне повідомлення — це електронний лист, доставлений до бази даних Odoo. Будь-хто може надіслати електронний лист на псевдонім електронної пошти, створений у базі даних, або відповісти на електронний лист, який раніше було надіслано з бази даних на основі заголовка reply-to.

Псевдоніми електронної пошти

Псевдоніми для конкретних моделей

Деякі програми мають власні псевдоніми (команди продажів, команди Служби підтримки, проекти тощо). Ці псевдоніми використовуються для:

• Створення запису, коли електронний лист надсилається безпосередньо на псевдонім,

• Отримання відповідей на електронний лист, спочатку надісланий із запису.

Example

У прикладі, показаному вище, надсилання електронного листа на адресу info@company-name.odoo.com автоматично створить нову можливість або нового ліда, призначеного відповідному відділу продажів. Якщо електронний лист надіслано з чату існуючої можливості, reply-to буде info@company-name.odoo.com. Відповідь буде опублікована в правильному чаті відповідно до заголовка message-id.

Catchall

Якщо додаток не має псевдоніма, використовується загальний резервний псевдонім: catchall. Електронний лист, надісланий із чату, має адресу відповіді, встановлену на цей псевдонім catchall. Відповідь, надіслана на catchall, публікується в правильному чаті завдяки заголовку message-id.

За замовчуванням використовується локальна частина catchall. Увімкніть Режим розробника (режим налагодження) і перейдіть до Налаштування ‣ Технічні ‣ Електронні листи: Доменні псевдоніми, щоб отримати доступ до конфігурації.

Електронний лист на catchall завжди має бути відповіддю на попередній електронний лист, надісланий із бази даних. Якщо електронний лист надіслано безпосередньо на catchall, відправник отримає таке повідомлення:

Примітка

Адреса електронної пошти info@company-name.com, показана на знімку екрана вище, є адресою електронної пошти, встановленою для компанії. Після входу в режим розробника в профілі компанії додаткові параметри конфігурації (такі як catchall і bounce) стають доступними для читання. Її можна змінити, натиснувши на внутрішнє посилання домену електронної пошти. Зазвичай не рекомендується змінювати ці параметри, якщо цього не вимагають конкретні потреби, оскільки це вплине на всі відповіді на раніше надіслані електронні листи.

Example

Псевдонім можна налаштувати для відділу продажів у додатку CRM. Коли клієнт відповідає на електронний лист із додатка CRM, reply-to буде info@company-name.odoo.com.

Коли електронний лист надсилається з додатка Контакти, адреса відповіді — catchall@company-name.odoo.com, оскільки для моделі контакту немає псевдоніма.

Примітка

Рекомендується залишити локальну частину catchall і bounce незмінною. Якщо це значення буде змінено, попередні електронні листи, надіслані з бази даних, все ще міститимуть попередні значення локальної частини. Це може призвести до того, що відповіді не будуть правильно отримані в базі даних.

Повернення

Так само, як псевдонім catchall використовується для формування адреси відповіді, псевдонім bounce використовується для формування return-path електронного листа. Return-path використовується, коли електронні листи не можуть бути доставлені одержувачу і відправнику повертається помилка.

За замовчуванням використовується назва bounce. Увімкніть Режим розробника (режим налагодження) і перейдіть до Налаштування ‣ Технічні ‣ Електронні листи: Доменні псевдоніми, щоб отримати доступ до конфігурації.

Примітка

В Odoo Online, при використанні стандартного сервера вихідної пошти, адреса return-path примусово встановлюється на значення bounce@company-name.odoo.com незалежно від значення, встановленого як псевдонім bounce.

Коли виникає помилка, отримується сповіщення, яке відображається у вигляді червоного конверта в чаті. У деяких випадках червоний конверт може містити лише повідомлення no error, що означає наявність помилки, яку Odoo не змогла обробити.

Сповіщення також відображатиметься в значку Обговорення на панелі навігації.

Example

Якщо адреса електронної пошти одержувача неправильна, натискання на червоний конверт у чаті покаже повідомлення про помилку з причиною збою.

Отримання електронних листів із стандартною конфігурацією Odoo

В Odoo Online і Odoo.sh адреси псевдонімів електронної пошти, відповідей і повернень попередньо налаштовані. Ці адреси використовують доменний псевдонім, автоматично доданий до стандартної бази даних.

Example

Припускаючи, що URL-адреса бази даних — https://mydatabase.odoo.com, автоматично створюється доменне ім’я псевдоніма mydatabase.odoo.com. Catchall і bounce можна використовувати, а їхні адреси — відповідно catchall@mydatabase.odoo.com і bounce@mydatabase.odoo.com.

Якщо встановлено додаток CRM і створено відділ продажів із псевдонімом info, адресу info@mydatabase.odoo.com можна використовувати негайно. Те саме стосується будь-якого іншого псевдоніма, створеного в інших додатках.

Домен бази даних готовий до використання для отримання електронних листів без будь-якого додаткового налаштування.

Використання кількох піддоменів Odoo

В Odoo Online єдиний піддомен Odoo — це той, що визначений при створенні бази даних.

В Odoo.sh можна використовувати кілька піддоменів Odoo. У налаштуваннях гілки можна додати додаткові піддомени Odoo, якщо вони ще не використовуються в іншій гілці. Ці домени потім мають бути додані до доменних імен псевдонімів, щоб їх могла використовувати компанія.

Примітка

For more information on configuring DNS records for subdomains, see DNS record setup.

Використання власного домену для вхідних повідомлень

Доменне ім’я псевдоніма має бути вибрано в загальних налаштуваннях. Якщо у вас кілька компаній, кожну з них потрібно налаштувати.

Усі псевдоніми використовуватимуть цей власний домен. Відповіді на моделі, для яких налаштовано псевдонім, надсилаються на [псевдонім]@my-custom-domain.com. Відповіді на інші моделі надсилаються на catchall через catchall@my-custom-domain.com.

Важливо

Якщо електронні листи надсилаються з використанням поштових серверів Odoo під час використання власного домену, дотримуйтесь інструкцій «Використання власного домену з поштовим сервером Odoo».

Оскільки використовується цей власний домен, усі електронні листи, що використовують псевдонім (відповіді, повернення та прямі відправлення), надсилаються на адресу домену. Таким чином вони доставляються на поштовий сервер, пов’язаний із доменом (запис MX). Щоб відобразити їх у чаті або створити нові записи, необхідно отримати ці вхідні електронні листи в базі даних Odoo.

Метод	Переваги	Недоліки
Переспрямування	Легко налаштувати, електронні листи надсилаються безпосередньо в базу даних.	Потрібно налаштувати кожен псевдонім бази даних.
Вхідні поштові сервери	Дозволяє зберегти копію електронного листа у вашій поштовій скриньці (з IMAP). Дозволяє створювати записи у вибраній моделі.	Залежить від CRON, тобто листи не отримуються в базу даних миттєво. Кожен псевдонім бази даних потрібно налаштувати окремо.
DNS records	Для коректної роботи всіх псевдонімів потрібно створити лише один запис.	Необхідне використання субдомену. Потребує поглиблених технічних знань.

Важливо

For on-premise databases, the redirection and the DNS record methods also require configuring the mail gateway script. Going through this script requires advanced technical and infrastructure knowledge.

Важливо

Зверніться до документації вашого провайдера для отримання детальнішої інформації про використання методів, описаних нижче.

Переспрямування

Якщо база даних розміщена на Odoo Online або Odoo.sh, рекомендується використовувати переспрямування. Вони дозволяють отримувати повідомлення в базі даних без затримки.

Попередження

Під час налаштування переадресації електронної пошти за допомогою Microsoft 365 (Exchange Online) майте на увазі, що певні технічні обмеження можуть вплинути на ваше налаштування. Деякі користувачі повідомляли, що Microsoft 365 не підтримує справжню переадресацію і дозволяє лише пересилання, яке може не працювати належним чином для маршрутизації електронної пошти Odoo.

Для отримання додаткової інформації про налаштування Microsoft Exchange відвідайте Microsoft Learn.

Обов’язково потрібно переспрямувати catchall та bounce-адреси на субдомен Odoo бази даних. Також необхідно переспрямувати всі інші використовувані псевдоніми.

Example

При наявності однієї команди продажів потрібні такі переспрямування:

• catchall@company-name.com → catchall@company-name.odoo.com

• bounce@company-name.com → bounce@company-name.odoo.com

• info@company-name.com → info@company-name.odoo.com

Важливо

Деякі провайдери вимагають підтвердження переспрямування, надсилаючи посилання на цільову адресу електронної пошти. Ця процедура є проблемною для catchall та bounce, оскільки вони не використовуються для створення записів.

1. Змініть значення catchall у домені псевдоніма пошти. Для доступу до цього меню потрібно увімкнути Режим розробника (режим налагодження). Наприклад, його можна змінити з catchall на temp-catchall. Це дозволить використовувати catchall як локальну частину іншого псевдоніма.

2. Відкрийте додаток, що використовує псевдонім. Наприклад, CRM містить псевдоніми для кожної команди продажів. Встановіть catchall як локальну частину псевдоніма команди продажів.

3. Лист підтвердження створить запис у додатку CRM. Надісланий лист буде видно в чаті, що дозволить вам підтвердити переспрямування.

4. Не забудьте повернути псевдонім команди продажів та значення catchall у домені псевдоніма пошти до початкового стану.

Альтернативою переспрямуванню є пересилання. При пересиланні адреса, що пересилає лист, буде визначена як відправник, тоді як при переспрямуванні завжди залишається оригінальний відправник.

Важливо

При використанні переспрямування електронної пошти для управління вхідними повідомленнями може знадобитися додаткова конфігурація для забезпечення правильної поведінки.

Деякі постачальники електронної пошти, такі як Gmail, вимагають явного підтвердження адреси переспрямування перед пересиланням листів, інакше переспрямування може не працювати.

Крім того, коли використовується переспрямування замість сервера вхідної пошти, псевдонім може відображатися з доменом @yourdb.odoo.com, якщо на відповідному псевдонімі не увімкнено Виявлення вхідних на основі локальної частини. Це налаштування можна знайти в Налаштування ‣ Технічне ‣ Псевдоніми.

Сервери вхідної пошти

Як згадувалося раніше, використання переадресацій є рекомендованим методом отримання електронних листів в Odoo. Проте також можливо налаштувати вхідні поштові сервери. Використання цього методу означає створення вхідного поштового сервера для кожної поштової скриньки на вашому сервері, catchall, bounce та кожного псевдоніма бази даних, щоб отримувати всі вхідні електронні листи.

Попередження

Функція Вхідних поштових серверів Odoo призначена для спільних поштових скриньок (наприклад, sales@yourcompany.com або support@yourcompany.com) для маршрутизації повідомлень до командних конвеєрів, запитів або документів.

Використання особистих адрес електронної пошти (наприклад, mitchell.admin@yourcompany.com) як вхідних поштових серверів не рекомендується. Це може призвести до підвищених ризиків безпеки, небажаної маршрутизації повідомлень, проблем конфіденційності та труднощів із правильною синхронізацією відповідей.

Вхідні поштові сервери створюються через Налаштування ‣ Технічні ‣ Електронна пошта: Вхідні поштові сервери.

Важливо

Ми рекомендуємо використовувати протокол IMAP замість протоколу POP, оскільки IMAP отримує всі непрочитані листи, тоді як POP отримує всю історію листів і потім позначає їх як видалені у вашій поштовій скриньці.

Порада

Також можливо підключити поштову скриньку через Gmail з Google OAuth або Outlook з Microsoft Azure OAuth.

Незалежно від обраного протоколу, електронні листи отримуються за допомогою запланованої дії Mail: Fetchmail Service.

Крім того, використання вхідного поштового сервера в Odoo дає можливість створювати нові записи в зазначеній моделі. Кожен вхідний поштовий сервер може створювати записи в різних моделях.

Example

Електронні листи, отримані на task@company-name.com, отримуються базою даних Odoo. Усі отримані листи створюватимуть нове завдання проекту в базі даних.

DNS records

A third option is to use a dedicated subdomain (for example, mail.mydomain.com) and configure its DNS records so that emails sent to addresses on that subdomain are handled by Odoo and processed directly within your database.

Важливо

For Odoo Online and Odoo.sh, CNAME-based routing is only supported when using a dedicated subdomain. It cannot be configured on your root domain (e.g., mydomain.com).

Note that this subdomain will be dedicated to email traffic. If it is accessed in a web browser, users will be redirected to the first website configured on the database (if applicable).

Since a new subdomain is being configured for inbound mail, its DNS records must also be set up for outbound mail.

Odoo OnlineOdoo.sh

• Access your DNS settings

  • If your domain is hosted with a third-party registrar (for example, GoDaddy, Namecheap, Cloudflare), log in to the registrar and open the DNS management zone for your domain.

  • If Odoo manages your DNS:

    • Open the database manager.

    • Click the (gear) icon beside the database and choose Domain Names.

    • Click DNS, then Add DNS record.

• Create a CNAME record

  • Name / Host: the subdomain you want to use (for example, mail).

  • Content / Target: your database root domain (for example, dbname.odoo.com.).

• Add the subdomain to your Odoo portal

  • In the database manager, click the (gear) icon for your database and select Domain Names.

  • Click Use my own domain, enter the full subdomain (for example, mail.mydomain.com). When verification succeeds, click I confirm, it’s done.

    Примітка

    If verification fails, double-check that the CNAME target ends with a trailing dot (for example, dbname.odoo.com.), as some DNS providers require it. Also allow some time for DNS changes to propagate — this can take anywhere from a few minutes up to 48 hours depending on your provider. Once propagation is complete, try verifying again.

• Add the alias domain to the database

  • Log in to the database and open the Settings app.

  • In the Alias Domain field, enter the subdomain you configured (for example, mail.mydomain.com).

    

Click here to see an example of a configuration on the Odoo portal

In the Domain Names section, the subdomain should appear as follows:

In the DNS section, the records should appear as follows:

The second record enables Odoo to send authenticated emails from your custom domain.

Див. також

Configure DNS records to send emails in Odoo

Примітка

Instead of a CNAME record, you can alternatively create an MX record for your subdomain (e.g., mail), pointing to dbname.odoo.com. with a priority of 10. The rest of the configuration steps remain the same.

Note that unlike CNAME, an MX record does not inherit SPF or other DNS records from the target domain, so you may need to configure these separately for outbound mail to be properly authenticated.

Безкінечні цикли електронної пошти

У деяких випадках можуть створюватися безкінечні цикли розсилки. Odoo забезпечує певний захист від таких циклів, гарантуючи, що один відправник не може надіслати забагато електронних листів які створюватимуть записи на псевдонім протягом певного проміжку часу.

За замовчуванням адреса електронної пошти може надіслати до 20 листів за 120 хвилин. Якщо надсилається більше листів, вони блокуються, і відправник отримує таке повідомлення:

Щоб змінити стандартну поведінку, увімкніть Режим розробника (режим налагодження), потім перейдіть до Налаштування ‣ Технічні ‣ Параметри: Системні параметри, щоб додати два параметри.

• Для першого параметра введіть mail.gateway.loop.minutes як Ключ і виберіть кількість хвилин як Значення (120 є стандартною поведінкою).

• Для другого параметра введіть mail.gateway.loop.threshold як Ключ і виберіть кількість електронних листів як Значення (20 є стандартною поведінкою).

Системний параметр дозволеного домену псевдоніма

Вхідні псевдоніми налаштовуються в базі даних Odoo для створення записів шляхом отримання вхідних електронних листів. Щоб переглянути псевдоніми, налаштовані в базі даних Odoo, спочатку активуйте режим розробника. Потім перейдіть до Застосунок Налаштування ‣ Технічні ‣ Псевдоніми.

Наступний системний параметр, mail.catchall.domain.allowed, встановлений зі значеннями дозволених доменів псевдонімів, розділених комами, фільтрує правильно адресовані електронні листи для псевдонімів. Встановлення доменів, для яких псевдонім може створити квиток, лід, можливість тощо, усуває хибні спрацювання, коли присутні електронні адреси лише з префіксом псевдоніма, а не доменом.

У деяких випадках знайдено збіги в базі даних Odoo, коли отримано електронний лист з тим самим префіксом псевдоніма та іншим доменом у адресі вхідного електронного листа. Це стосується електронних адрес відправника, одержувача та копії вхідного електронного листа.

Example

Коли Odoo отримує електронні листи з префіксом псевдоніма commercial у електронних адресах відправника, одержувача або копії (наприклад, commercial@example.com), база даних помилково обробляє електронний лист як повний псевдонім commercial з іншим доменом і, отже, створює квиток/лід/можливість тощо.

Щоб додати системний параметр mail.catchall.domain.allowed, спочатку активуйте режим розробника. Потім перейдіть до Застосунок Налаштування ‣ Технічні ‣ Системні параметри. Натисніть Створити. Потім введіть mail.catchall.domain.allowed у поле Ключ.

Далі для поля Значення додайте домени, розділені комами. Вручну (Зберегти), і системний параметр набуває чинності негайно.

Виявлення вхідних повідомлень на основі локальної частини

Під час створення нового псевдоніма є опція увімкнути Виявлення вхідних повідомлень на основі локальної частини. Якщо увімкнено, Odoo вимагає лише збігу локальної частини для маршрутизації вхідного електронного листа. Якщо цю функцію вимкнено, Odoo вимагає збігу всієї електронної адреси для маршрутизації вхідного електронного листа.