Відвідувачі¶
У застосунку Odoo Frontdesk відвідувач означає будь-яку особу, яка не є співробітником (наприклад, ремонтник, кандидат на роботу, аудитор тощо). Прибуття та від’їзди відвідувачів можна реєструвати з міркувань безпеки, забезпечуючи точний облік того, хто знаходиться на території.
Список відвідувачів¶
Щоб отримати доступ до повного списку зареєстрованих відвідувачів, перейдіть до .
Примітка
Типово у рядку Пошук… відображаються фільтри Заплановані або зареєстровані та Сьогодні.
Усі відвідувачі представлені у вигляді списку з наступними деталями, які були введені під час реєстрації:
Ім’я: ім’я гостя.
Компанія відвідувача: компанія, яку представляє гість.
Телефон: номер телефону гостя.
Напої*: напій, який запросив гість.
Приймаюча особа: співробітник, до якого очікує гість.
Реєстрація: дата та час реєстрації гостя.
Виїзд*: дата та час виїзду гостя. У типовому вигляді видно лише гостей зі статусом Зареєстрований або Запланований. Гості з часом виїзду видно лише після видалення фільтра Сьогодні.
Тривалість: час, протягом якого гість зареєстрований.
Станція: місце, де гість зареєструвався.
Статус: статус гостя. Опції: Зареєстрований, Запланований, Виписаний або Скасований.
Електронна пошта*: адреса електронної пошти гостя.
Компанія*: компанія, до якої гість прийшов на зустріч. Це поле доступне лише в багатокомпанійній базі даних.
* Ці поля не відображаються в типовому списку Відвідувач. Їх потрібно ввімкнути за допомогою значка (налаштування) у верхньому правому куті списку.
Праворуч від іменованих колонок на сторінці Відвідувачі є неіменована колонка, в якій можна оновити статус гостя.
Коли гість виходить, натисніть доступну кнопку Відмітити вихід, щоб оновити запис гостя та зареєструвати дату й час його виходу.
Якщо запланований гість прибув і не реєструвався через кіоск Frontdesk, його можна зареєструвати з цього списку, натиснувши доступну кнопку Відмітити вхід, щоб зареєструвати дату й час прибуття.
Поруч із неіменованою колонкою статусу з’являється кнопка Напій подано, але лише якщо цей конкретний відвідувач замовив напій.
Коли напій подано, натисніть кнопку Напій подано, щоб зазначити, що напій доставлено гостю. Після натискання ця кнопка зникає.
У правій частині рядка з’являється кнопка Друк бейджа лише для запланованих відвідувачів. Натисніть цю кнопку, щоб завантажити PDF-файл бейджа відвідувача. Бейдж відображає дату й час реєстрації відвідувача, ім’я та компанію відвідувача, до кого він прийшов, а також логотип компанії, яку він відвідує.
Примітка
PDF-бейдж можна роздрукувати на клейких етикетках, щоб відвідувач міг їх носити, або на папері, який можна помістити в пластиковий бейдж-холдер.
Якщо будь-яка колонка не відображається або видиму колонку потрібно приховати, натисніть значок (налаштування), розташований у кінці верхнього рядка. Це відкриє спадне меню з параметрами колонок для ввімкнення або вимкнення. Значок (позначка) означає, що колонка видима.
Заплановані відвідувачі¶
Коли очікуються гості, наприклад, кандидати на посаду, урядові службовці або нові постачальники, корисно заздалегідь ввести інформацію про відвідувача. Коли відвідувачі прибувають, вони можуть скористатися опцією Швидка реєстрація на кіоску замість ручного введення всієї інформації при прибутті.
Введіть інформацію про очікуваних гостей заздалегідь, створивши запланованого гостя в додатку Frontdesk.
Щоб створити запланованого гостя, перейдіть до і натисніть Створити. Потім введіть ту саму інформацію, що й для будь-якого іншого відвідувача, у формі гостя, що з’явиться. Єдині обов’язкові поля — це Ім’я відвідувача та Станція, на якій його очікують.
Важливо
Якщо гість запланований заздалегідь, його потрібно зареєструвати зі списку на сторінці Відвідувачі у додатку Frontdesk (). Якщо запланований гість реєструється через кіоск, він реєструється окремо від запису запланованого відвідувача, і запис запланованого відвідувача залишається зі статусом Заплановано.
Статус Заплановано запланованого гостя змінюється на Зареєстровано лише тоді, коли його реєструють всередині списку Відвідувачі додатка.
Якщо гість все ж таки реєструється через кіоск, переконайтеся, що всі записи актуальні, а список гостей, які зараз перебувають на об’єкті, правильний. Обов’язково зареєструйте вхід та/або вихід правильних записів, щоб список відвідувачів правильно відображав, хто зараз перебуває в приміщенні.
Переконайтеся, що заплановані гості проінформовані, що їм не слід реєструватися через кіоск, якщо їх заздалегідь внесено до списку як запланованих гостей.
Потік відвідувачів¶
Реєстрація відвідувача¶
Коли відвідувач прибуває до закладу, він підходить до кіоску Frontdesk і натискає Зареєструватися. Інформація, яку запитують у відвідувача, — це те, що було налаштовано для цієї конкретної станції Frontdesk. Якщо якась інформація є обов’язковою, поле відображає червону зірочку (*). Відвідувач повинен ввести обов’язкову інформацію, щоб зареєструватися.
Після введення всієї інформації відвідувач натискає кнопку Зареєструватися.
Примітка
У будь-який момент процесу реєстрації, якщо минає десять секунд без вибору, кіоск повертається до головного екрана привітання.
Реєстрація запланованого відвідувача¶
Коли запланований відвідувач прибуває до закладу, він спочатку підходить до кіоску Frontdesk. Якщо на цей день заплановані відвідувачі, з правого боку кіоску з’являється панель Швидка реєстрація із запитанням Ви одна з цих осіб? Під запитанням міститься список усіх відвідувачів, запланованих на цей день.
Натисніть відповідне ім’я у списку, щоб зареєструватися.
Напої¶
Якщо для станції були налаштовані напої, після натискання Зареєструватися завантажується екран підтвердження реєстрації разом із запитанням: Бажаєте щось випити?
Відвідувач може натиснути Так, будь ласка або Ні, дякую.
Якщо він вибирає Так, будь ласка, з’являється екран вибору напоїв із попередньо налаштованими варіантами. Відвідувач натискає потрібний вибір або, якщо він нічого не хоче, може натиснути кнопку Нічого, дякую внизу екрана.
Якщо було обрано напій, з’являється повідомлення Дякуємо за реєстрацію! Ваш напій уже в дорозі.
Сповіщення¶
Після реєстрації відвідувача отримує сповіщення особа, до якої він прийшов, та інші користувачі, налаштовані для сповіщення про реєстрації на цьому кіоску. Сповіщення надсилається електронною поштою, SMS-повідомленням, чатом у Discuss або будь-якою комбінацією цих трьох варіантів.
Якщо відвідувач замовив напій, користувачі, налаштовані як Особи для сповіщення у формі напою, отримують сповіщення через додаток Discuss. З’являється повідомлення: (Ім’я відвідувача) щойно зареєструвався. Він замовив (Назва напою).
Після доставки напою гостю особа, яка доставила напій, відповідає за позначення напою як доставленого.
Щоб позначити напій як доставлений, перейдіть до і виберіть потрібну картку станції з позначкою (#) Напоїв до подачі.
Відкриється список усіх відвідувачів, зареєстрованих на цій станції, які очікують на напій. Натисніть кнопку Напій подано у кінці рядка для відвідувача, якого обслужили. Після позначення про подачу напою відвідувач зникає зі списку.
Чекаут¶
Після завершення справ і виходу з приміщення важливо зареєструвати вихід відвідувача для точного ведення обліку.
Щоб правильно зареєструвати вихід відвідувачів, перейдіть до і виберіть потрібну картку станції з позначкою (#) Напоїв до подачі. Це відкриває список усіх відвідувачів, які зараз зареєстровані на цій станції.
Натисніть кнопку Зареєструвати вихід біля кінця рядка для відвідувача, який пішов. Після позначення про вихід відвідувач зникає зі списку.
Важливо
Відвідувачі не реєструють свій вихід самостійно. Користувачам Frontdesk важливо реєструвати вихід відвідувачів для точного ведення обліку.
Mějte vždy přesný seznam toho, kdo se v daném okamžiku nachází v prostorách. To je důležité z bezpečnostních důvodů a v případě mimořádné události.